Het verschil tussen een sociaal secretariaat en een sociaal verzekeringsfonds
Er bestaat wel eens verwarring rond de diensten van een sociaal secretariaat en een sociaal verzekeringsfonds. Nochtans zijn er heel wat verschillen in de dienstverlening en de verplichtingen errond. We leggen je graag het verschil uit.
Wat is een sociaal secretariaat?
Een sociaal secretariaat is een dienstverlener die voor andere bedrijven met én zonder werknemers, allerhande administratie op zich neemt. Het gaat over loonadministratie en loonberekening voor werknemers (ook studenten en flexijobbers) en bedrijfsleiders, maar indien gewenst kan een sociaal secretariaat ook strategisch advies geven in personeelsbeleid en arbeidsrecht.
Is het belangrijk dat je sociaal secretariaat erkend is?
Kies je voor een sociaal secretariaat, dan wil je natuurlijk betrouwbare dienstverlening. Fouten in loonberekening of loonadministratie worden door de wetgever immers streng bestraft.
Bovendien kan je alleen aan een erkend sociaal secretariaat een volmacht geven om in opdracht van jouw onderneming sociale heffingen te innen en door te storten bij de RSZ. Kies je voor een niet-erkend bureau, dan blijf je de betaling van RSZ, bedrijfsvoorheffing en andere heffingen zelf uitvoeren, met een risico op fouten, extra controles en dus ook boetes.
Daarnaast verdient een degelijke partner zichzelf terug met strategisch verloningsadvies door zo je loonkost te drukken. Kies daarom best voor een erkende partner, zoals Attentia sociaal secretariaat.
Wat doet een sociaal secretariaat voor jou?
Een sociaal secretariaat handelt verschillende administratieve taken af. Denk aan:
- Loonberekening met toepassing van wettelijke indexaties,
- inning en storting van bedrijfsvoorheffing,
- administratie rond verzuim, arbeidsongeschiktheid en allerhande verlofstelsels (tijdskrediet, ouderschapsverlof, zorgkrediet…)
- advies rond aanwerving, afwezigheden en ontslag,
- advies bij sociaal-juridische wijzigingen, mogelijkheden en verplichtingen (sociale verkiezingen, flexibel verlonen, mobiliteitsbudget, …)
Zodra je één werknemer aanwerft, zijn er tal van verplichtingen. Niet enkel sociaalfiscaal (een arbeidsreglement en -contract, vakantiefonds,…), maar ook in preventie en bescherming op het werk (een preventieadviseur, brandbestrijdingsdienst, EHBO…).
Een partner als Attentia combineert de diensten van een sociaal secretariaat met die van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW). Zo kan je je HR-beleid op verschillende vlakken versterken om talent aan te trekken, te behouden en slim te verlonen. Tegelijk helpen je je waken over een gezonde, veilige werkplek.
Zodra je één werknemer aanwerft, zijn er tal van verplichtingen. Niet enkel sociaalfiscaal (een arbeidsreglement en -contract, vakantiefonds,…), maar ook in preventie en bescherming op het werk (een preventieadviseur, brandbestrijdingsdienst, EHBO…).
Een partner als Attentia combineert de diensten van een sociaal secretariaat met die van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW). Zo kan je je HR-beleid op verschillende vlakken versterken om talent aan te trekken, te behouden en slim te verlonen. Tegelijk helpen je je waken over een gezonde, veilige werkplek.
Heb je een sociaal secretariaat nodig?
Het is niet verplicht om je als werkgever aan te sluiten bij een sociaal secretariaat, maar wel aangeraden. Bij loonberekening komt namelijk heel wat kijken (berekening van bedrijfsvoorheffing, vakantiegeld, premies en vergoedingen…). Bovendien volgen wijzigingen in de sociale wetgeving elkaar in ijltempo op.
90 % van de werkgevers in de private sector doen beroep op een sociaal secretariaat.
Kan je van sociaal secretariaat veranderen?
Je kan van sociaal secretariaat veranderen maar er is wel een minimale contractduur bij je huidige partner en een (jaarlijkse) vervaldag van je contract. Bovendien bedraagt de opzegtermijn 6 maanden. Wil je dus per 1 januari 2025 veranderen van sociaal secretariaat, dan moet je (ruim) voor 30 juni je opzegbrief aangetekend versturen naar hoofdkantoor van je huidige sociaal secretariaat.
Wil jij veranderen van sociaal secretariaat? Zo ga je te werk.
Wat is een sociaal verzekeringsfonds?
Een sociaal verzekeringsfonds vormt als het ware de brug tussen de overheid en ondernemingen. Je sociaal verzekeringsfonds berekent voor jouw onderneming je sociale bijdragen, int deze en stort ze door naar de overheid.
Verschillende instanties combineren de functie van een sociaal verzekeringsfonds en sociaal secretariaat. Attentia werkt hiervoor nauw en naadloos samen met het sociale verzekeringsfonds Avixi.
Wanneer sluit je je aan bij een sociaal verzekeringsfonds?
Als zelfstandige moet je je aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds voor de start van je zelfstandige beroepsactiviteit, ongeacht de grootte van je onderneming, je inkomsten, het aantal uren dat je werkt in je zaak, je statuut (bij- of hoofdberoep) of ondernemingsvorm (natuurlijk persoon of rechtspersoon).
Wat zijn sociale bijdragen en waarom betaal je ze?
Net als werknemers betaal je als zelfstandige elk kwartaal sociale bijdragen. In ruil daarvoor bouw je sociale rechten op zoals kinderbijslag, invaliditeitsuitkering, ziekteverzekering, pensioen, moederschapsbescherming…
De sociale bijdrage die je moet betalen, vormt een percentage van je brutoberoepsinkomsten, verminderd met je beroepskosten en beroepsverliezen. Het bedrag hangt dus af van je bijdragecategorie en je inkomen.
Heb je als zelfstandige een eigen zaak, waaruit je jezelf elke maand een loon uitkeert, dan is de samenwerking met daarnaast ook een sociaal secretariaat erg interessant. Je sociaal secretariaat ontzorgt je immers op administratief vlak én kan adviseren om je netto-inkomen slim te optimaliseren.
Wat zijn de beheerskosten per sociaal verzekeringsfonds?
Elk sociaal verzekeringsfonds rekent beheerskosten aan. Het tarief schommelt tussen 3 en 4 % van jouw sociale bijdrage.
Voor welk sociaal verzekeringsfonds moet je kiezen?
Je kunt vrij kiezen bij welk sociaal verzekeringsfonds je aansluit en je kunt ook veranderen van sociaal verzekeringsfonds op 1 januari van elk jaar. Er is wel een minimale contractduur van 3 jaar.
Tot slot...
Je hebt voor zowel je sociaal secretariaat als je sociaal verzekeringsfonds de vrije keuze voor welke partner je kiest. Een sociaal verzekeringsfonds is verplicht, omdat je net als andere ondernemers sociale bijdragen moet betalen.
Een erkend sociaal secretariaat is niet verplicht, maar wel ten sterkste aangewezen. Loonadministratie is immers een complex, sterk evoluerende materie. Als ondernemer hou je liever je handen vrij om in je zaak te werken. Bij Attentia combineer je de diensten van een sociaal secretariaat met een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Het voordeel? We kunnen jou ondersteunen in elk facet van HR, payroll, preventie en welzijn op het werk. Want gelukkige, gezonde en slim beloonde medewerkers, zijn gemotiveerder, vallen minder snel uit en zijn minder geneigd van werkgever te veranderen.