Veranderen van sociaal secretariaat: hoe begin je eraan?
De keuze van een nieuw sociaal secretariaat verdient best wat aandacht. Ben jij nog tevreden over je sociaal secretariaat? Wat zijn jouw noden en sectorspecifieke vragen? Welke expertise mis jij en wat doe je liefst zelf? Beschikt je sociaal secretariaat over de digitale tools die jou ontzorgen?
We vertellen je wat je mag verwachten van je sociaal secretariaat,
waar je op moet letten en hoe je de overstap naar een nieuwe partner aanpakt.
Waarom veranderen van sociaal secretariaat?
Je sociaal secretariaat is de hoeksteen van je HR-beleid. Je mag die keuze van sociaal secretariaat dus best in vraag stellen.
- Heb je een warm contact met een vaste dossierbeheerder en is die proactief, vlot bereikbaar, stipt én foutloos?
- Word je op de hoogte gehouden van wijzigingen in sociale wetgeving via je dossierbeheerder, events, nieuwsbrieven…?
- Kan je op je sociaal secretariaat rekenen voor juridisch advies wanneer je met een grote uitdaging zit?
- Kan je taken uitbesteden of biedt je sociaal secretariaat opleiding om zaken net wél zelf af te handelen?
Bij HR-beleid komen daarnaast best wel wat tijdrovende taken kijken. Tijdsregistratie, loonberekening, aanvragen van vakantie of registratie van ziektedagen… Zowel jij als ondernemer als je (HR-)medewerkers houden hun handen liever vrij voor kerntaken. Overweeg daarom de overstap naar een sociaal secretariaat met de juiste digitale tools die jouw organisatie maximaal ontzorgen.
Idealiter leveren die tools je waardevolle inzichten uit je eigen data rond verzuim en loonkost. Én gaat je partner met jou aan de slag om lonen en bonussen te optimaliseren (extralegale voordelen, warrants, flexibel verlonen…)
Hoe kies je een nieuw sociaal secretariaat?
Doen bovenstaande aandachtspunten je twijfelen? Dan is het tijd om de markt te verkennen! Ga dus op zoek.
Voor wie kiezen je collega-ondernemers en welke ervaring hebben zij? Welke informatie vind je op de website en socials van een sociaal secretariaat? Onderzoek ook of een sociaal secretariaat ervaring heeft met ondernemingen in jouw grootteorde en sector.
Wat is het beste sociaal secretariaat voor mij?
Er zijn verschillende grote en kleine, lokale sociale secretariaten. Maak vooral de afweging wat jij belangrijk vindt. Word je graag op de hoogte gehouden van fiscaal-juridisch nieuws via newsletters of evenementen met collega-ondernemers? Onderzoek dan of die er zijn. Wil je liefst veel zaken zelf blijven doen? Bekijk dan de opleidingsvormen. Liefst je handen vrijhouden voor andere HR-taken? Dan wil je een partner met intuïtieve, digitale tools.
Check tot slot zeker of het sociaal secretariaat partnerships met jouw beroepsorganisatie aangaat. Er zijn vaak interessante ledenvoordelen.
Sowieso is kennis van jouw cao’s en sectorspecifieke uitdagingen erg belangrijk. Aarzel niet om een verkennend gesprek te vragen.
Kan ik wel overstappen naar een ander sociaal secretariaat?
Je kan niet op elk moment overstappen naar een ander sociaal secretariaat omdat je gebonden bent aan een aansluitingsovereenkomst. De minimale contractduur is vaak drie of vier jaar. Op je huidige aansluitingsovereenkomst vind je de minimale contractduur en na welke termijn je contract hernieuwd wordt. Meestal is dat jaarlijks.
Wat is de opzegtermijn om mijn sociaal secretariaat op te zeggen?
De opzegtermijn om te veranderen van sociaal secretariaat is zes maanden. Heb je de minimale contractduur ten laatste op 31 december 2024 bereikt, dan dien je je opzegbrief te verzenden (best ruim) voor 30 juni 2024.
Wanneer verander je best van sociaal secretariaat?
Wanneer de minimale contractduur verstreken is, kun je in de meeste gevallen veranderen van sociaal secretariaat. Dat kan wel enkel op de eerste dag van een nieuw kwartaal, omwille van de RSZ-aangifte, dus op 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober. Ruim zes maanden voor die datum, dien je je opzegbrief te versturen.
Wil je veranderen van sociaal secretariaat op 1 januari 2025? Sluit dan nu een overeenkomst met je nieuwe sociaal secretariaat. Je nieuwe partner zal je helpen met de overstap.
Overstappen naar een nieuw sociaal secretariaat in 4 stappen
1
Bekijk je huidige aansluitingsovereenkomst
Controleer op je huidige aansluitingsovereenkomst of de minimale contractduur verstreken is. Check ook op welke datum het contract vernieuwd wordt. Meestal is dat 1 januari.
2
Kies een nieuw sociaal secretariaat
Maak je keuze. Heb je een fit met de dossierbeheerder? Heeft een demo rond tooling en platformen jou overtuigd? Kun je bij sociaal-juridische kwesties rekenen op een team van legal consultants? Is de offerte glashelder? Dan ligt je keuze vast!
3
Verstuur je opzegbrief
Stuur je ontslagformulier ten laatste eind juni. Zo gaat de opzegtermijn in op 1 juli en eindigt op 31 december. Op 1 januari van het volgende jaar treedt je nieuwe contract in werking.
4
Sluit je aan en ga van start
Bezorg je nieuwe sociaal secretariaat de nodige gegevens en onderteken de aansluitingsovereenkomst. Het is de taak van je oude en nieuwe partner om de procedure op te volgen. Zo verandert er niets voor jou en je medewerkers.