La différence entre un secrétariat social et une caisse d’assurance sociale ?
Les services proposés par un secrétariat social et ceux d'une caisse d'assurance sociale sont parfois sujets à confusion. Or, les services et les obligations connexes sont très différents. Des différences que nous nous faisons un plaisir de vous détailler.
Qu’est-ce qu’un secrétariat social ?
Un secrétariat social est un prestataire de services qui s’occupe de toutes sortes de tâches administratives pour d’autres entreprises employant ou non des travailleurs. Il peut s’agir de l’administration et du calcul des salaires pour les travailleurs (ainsi que les étudiants et les flexi-jobbers) et les chefs d’entreprise, mais également de conseils stratégiques en matière de politique du personnel et de droit du travail, le cas échéant.
Est-il important que votre secrétariat social soit agréé ?
Si vous choisissez un secrétariat social, vous souhaitez naturellement disposer de services fiables. En effet, les erreurs dans les calculs des salaires ou leur administration sont sévèrement punies par la loi.
En outre, vous ne pouvez donner procuration à un secrétariat social pour percevoir et verser des cotisations sociales au nom de votre entreprise et les reverser à l’ONSS que s’il est agréé. Si vous choisissez de travailler avec un bureau non agréé, vous devrez continuer d’effectuer vous-même le paiement de l’ONSS, du précompte professionnel et des autres cotisations, avec le risque d’erreur, de contrôles supplémentaires et donc d’amendes que cela comporte.
Par ailleurs, vous rentabiliserez votre collaboration avec un partenaire fiable grâce à ses conseils stratégiques en matière de rémunération qui vous permettront de réduire vos coûts salariaux. Optez dès lors pour un partenaire agréé comme Attentia secrétariat social.
Qu’est-ce qu’un secrétariat social peut faire pour vous ?
Un secrétariat social s’occupe de diverses tâches administratives. Quelques exemples :
- calcul des salaires, en appliquant les indexations légales,
- collecte et versement du précompte professionnel,
- gestion de l’absentéisme, de l’incapacité de travail et de toutes sortes de régimes de congé (crédit-temps, congé parental, zorgkrediet [en Flandre]...)
- conseils en matière d’embauche, d’absences et de licenciement,
- conseils sur les modifications, les possibilités et les obligations sociojuridiques (élections sociales, rémunération flexible, budget mobilité…)
Dès que vous engagez un travailleur, vous êtes tenu à de nombreuses obligations. Non seulement sur le plan socio-fiscal (un règlement et un contrat de travail, une caisse de vacances…), mais également en matière de prévention et de protection au travail (un conseiller en prévention, un service de lutte contre l’incendie, un service de premiers soins…).
Un partenaire tel qu’Attentia combine les services d’un secrétariat social et d’un service externe pour la prévention et la protection au travail (SEPPT). Vous pouvez ainsi renforcer votre politique RH à différents niveaux afin d’attirer, de retenir et de rémunérer intelligemment des talents. En même temps, vous contribuez à préserver un environnement de travail sain et sûr.
Avez-vous besoin d’un secrétariat social ?
En tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé de vous affilier à un secrétariat social, mais c’est toutefois conseillé. En effet, le calcul des salaires comporte de nombreux éléments à prendre en compte (calcul du précompte professionnel, pécule de vacances, primes et cotisations...). En outre, les modifications apportées à la législation sociale se succèdent à un rythme effréné.
90 % des employeurs du secteur privé font appel à un secrétariat social.
Pouvez-vous changer de secrétariat social ?
Vous pouvez changer de secrétariat social, mais devez observer la durée de contrat minimale de votre partenaire actuel et la date d’échéance (annuelle) de votre contrat. En outre, le délai de préavis est de six mois. Vous souhaitez changer de secrétariat social au 1e janvier 2025 ? Dans ce cas, vous devez envoyer votre lettre de résiliation (bien) avant le 30 juin par courrier recommandé au siège de votre secrétariat social actuel. Vous souhaitez changer de secrétariat social ? Voici comment procéder.
Qu’est-ce qu’une caisse d’assurance sociale ?
Une caisse d’assurance sociale forme en quelque sorte le lien entre l’État et les entreprises. Votre caisse d’assurance sociale calcule vos cotisations pour votre entreprise, les perçoit et les reverse à l’État.
Différents organismes combinent la fonction de caisse d’assurance sociale et de secrétariat social. À ce titre, Attentia travaille en étroite collaboration avec la caisse d’assurance sociale Avixi.
Quand convient-il de s’affilier à une caisse d’assurance sociale ?
En tant qu’indépendant, vous devez vous affilier à une caisse d’assurance sociale avant de démarrer votre activité professionnelle d’indépendant, peu importe la taille de votre entreprise, vos revenus, le nombre d’heures que vous prestez dans le cadre de votre activité, votre statut (activité principale ou complémentaire) ou le type de votre entreprise (personne physique ou morale).
Qu’est-ce que les cotisations sociales et pourquoi les payez-vous ?
Tout comme les travailleurs, vous payez des cotisations sociales trimestrielles en tant qu’indépendant. En contrepartie, vous bénéficiez de droits sociaux tels qu’une allocation familiale, une allocation d’invalidité, une assurance maladie, une pension, une protection de la maternité…
Les cotisations sociales que vous devez payer représentent un pourcentage de vos revenus professionnels bruts, déduction faite de vos pertes et de vos frais professionnels. Le montant dépend donc de votre catégorie de cotisation et de vos revenus.
L’affiliation à une caisse d’assurance sociale est-elle obligatoire ?
Contrairement à l’affiliation à un secrétariat social, une caisse d’assurance sociale est obligatoire. En effet, toute entreprise et tout travailleur indépendant est tenu de payer des cotisations sociales, tout comme les travailleurs salariés.
Si vous êtes indépendant et que vous avez votre propre entreprise pour laquelle vous vous versez un salaire mensuel, la collaboration avec un secrétariat social peut également se révéler très intéressante. En effet, votre secrétariat social vous décharge des tracas administratifs et vous conseille sur la manière d’optimiser intelligemment votre revenu net.
À combien s’élèvent les coûts de gestion par caisse d’assurance sociale ?
Chaque caisse d’assurance sociale facture des frais de gestion. Le tarif varie entre 3 et 4 % de vos cotisations sociales.
Quelle caisse d’assurance sociale dois-je choisir ?
Vous pouvez choisir librement la caisse d’assurance sociale à laquelle vous vous affiliez et vous pouvez également changer de caisse d’assurance sociale au 1er janvier de chaque année. Vous devez toutefois observer une durée contractuelle d’au moins 3 ans.
Pour conclure...
Qu’il s’agisse d’un secrétariat social ou d’une caisse d’assurance sociale, vous êtes libre de choisir le partenaire que vous souhaitez. Une caisse d’assurance sociale est obligatoire, car comme tout entrepreneur, vous devez payer des cotisations sociales.
Un secrétariat social agréé n’est quant à lui pas obligatoire, mais est fortement recommandé. L’administration des salaires est en effet un sujet complexe et en constante évolution. En tant qu’entrepreneur, vous préférez avoir les mains libres afin de vous atteler à vos activités.
Chez Attentia, vous combinez les services d’un secrétariat social et d’un service externe pour la prévention et la protection au travail. L’avantage d’une telle formule ? Nous pouvons vous soutenir pour tous les aspects liés aux RH, à la rémunération, à la prévention et au bien-être au travail. Car des collaborateurs heureux, en bonne santé et rémunérés intelligemment sont plus motivés, ont moins tendance à s’absenter et sont moins enclins à changer d’employeur.