Changer de secrétariat social : par quoi commencer ?
Le choix d’un nouveau secrétariat social doit être mûrement réfléchi. Êtes-vous toujours satisfait(e) de votre secrétariat social ? Quels sont vos besoins et quelles sont les spécificités de votre secteur auxquelles il doit répondre ? Quelle expertise vous manque en interne et de quelles tâches préférez-vous vous charger vous-même ? Votre secrétariat social dispose-t-il d’outils numériques qui facilitent votre travail ?
Nous vous informons sur ce que vous pouvez attendre de votre secrétariat social,
sur les points auxquels vous devez être attentif et sur la manière d'aborder le passage à un nouveau partenaire
Pourquoi changer de secrétariat social ?
Votre secrétariat social constitue un maillon fondamental de votre politique RH. Il convient donc de vous poser les bonnes questions afin de déterminer si vous avez opté pour le secrétariat social le mieux adapté à vos besoins.
- Vous avez établi une agréable relation avec un gestionnaire de dossier attitré qui agit de façon proactive, qui est accessible, exécute son travail dans les délais et ne commet aucune erreur ?
- Votre secrétariat social vous tient-il informé(e) des modifications apportées à la législation sociale par le biais du gestionnaire de dossier, d’événements, de bulletins d’information, etc. ?
- Vous pouvez compter sur votre secrétariat social pour un avis juridique lorsque vous faites face à un défi de taille ?
- Votre secrétariat social vous fournit-il des formations pour que vous puissiez gérer par vous-même certaines tâches ou pouvez-vous les lui déléguer ?
La gestion RH comporte par ailleurs un large éventail de tâches chronophages. Enregistrement du temps, calcul des rémunérations, demandes de congés ou enregistrement des jours de maladie… En tant qu’entrepreneur, vous préférez vous focaliser sur vos tâches principales. Il en va de même pour vos collaborateurs (RH). Dans ce cas, pourquoi ne pas passer chez un secrétariat social qui propose les outils numériques adéquats qui vous permettent de simplifier au maximum le travail de votre organisation ?
Idéalement, ces outils vous fournissent des informations précieuses issues de vos propres données sur l’absentéisme et les coûts salariaux. Votre partenaire doit aussi collaborer avec vous à l’optimisation des salaires et des bonus (avantages extralégaux, warrants, rémunération flexible, etc.)
Comment choisir un nouveau secrétariat social ?
Les points d’attention susmentionnés vous font douter ? Dans ce cas, il est temps d’explorer le marché ! Faites vos recherches.
Pour quel partenaire ont opté vos collègues-entrepreneurs et quelle est leur expérience ? Quelles informations retrouvez-vous sur le site Web et les réseaux sociaux d’un secrétariat social ? Vérifiez aussi si un secrétariat social a de l’expérience avec des entreprises de taille similaire à la vôtre et dans votre secteur.
Quel est le meilleur secrétariat social selon moi ?
Il existe un large éventail de secrétariats sociaux, de grande taille, de taille plus réduite ou locaux. Il vous revient avant tout de déterminer ce à quoi vous attachez de l’importance. Vous aimez être tenu(e) au courant des actualités fiscales et juridiques par le biais de bulletins d’informations ou d’événements avec des collègues-entrepreneurs ? Assurez-vous que le secrétariat en propose. Vous préférez rester aux commandes ? Consultez les types de formation. Vous préférez déléguer pour vous occuper d’autres tâches RH ? Dans ce cas, vous souhaitez un partenaire qui propose des outils intuitifs et numériques.
Enfin, veillez à vérifier si le secrétariat social a noué des partenariats avec votre association professionnelle. En effet, il existe souvent des avantages intéressants pour les membres.
Dans tous les cas, il est très important que le secrétariat social connaisse bien vos CCT et les défis spécifiques auxquels votre secteur est confronté. N’hésitez pas à demander un entretien exploratoire.
Puis-je changer de secrétariat social ?
Vous ne pouvez pas changer de secrétariat social à tout moment, car vous êtes lié(e) par un contrat d’affiliation. La durée de contrat minimale est souvent de trois ou quatre ans. Consultez votre contrat d’affiliation actuel pour en connaître la durée minimale, ainsi que le délai de renouvellement. Le plus souvent, ce renouvellement est effectué annuellement.
Quel est le délai de résiliation pour résilier mon contrat avec mon secrétariat social ?
Le délai de résiliation pour changer de secrétariat social est de six mois. Si vous atteignez la durée de contrat minimale au plus tard le 31 décembre 2024, vous devez envoyer la lettre de résiliation avant le 30 juin 2024. Mieux vaut vous y prendre à l’avance.
Quel est le moment idéal pour changer de secrétariat social ?
Lorsque la durée de contrat minimale est écoulée, vous pouvez changer de secrétariat social dans la plupart des cas. Ce n’est en revanche possible que le premier jour d’un nouveau trimestre, en raison de la déclaration ONSS. Vous pouvez donc le faire le 1er janvier, le 1er avril, le 1er juillet ou le 1er octobre. Vous devez envoyer votre lettre de résiliation au moins 6 mois avant cette date.
Vous souhaitez changer de secrétariat social le 1er janvier 2025 ? Dans ce cas, concluez un contrat avec votre nouveau secrétariat social. Votre nouveau partenaire vous apportera son aide pour procéder au changement.
Le passage à un nouveau secrétariat social en 4 étapes
1
Consultez le contrat d’affiliation actuel
Consultez votre contrat d’affiliation actuel pour déterminer si la durée de contrat minimale est dépassée. Vérifiez aussi la date de renouvellement du contrat. Le plus souvent, il s’agit du 1er janvier.
2
Choisissez un nouveau secrétariat social
Faites votre choix. Le courant passe bien avec le gestionnaire de dossier ? Une démonstration des outils et des plates-formes vous a convaincu(e) ? Vous pouvez vous référer à une équipe de consultants juridiques pour les questions socio-juridiques ? L’offre proposée est-elle claire ? Alors, votre choix est fait !
3
Envoyez votre lettre de résiliation
Envoyez votre lettre de résiliation au plus tard fin juin. Ainsi, le délai de préavis débutera le 1er juillet et se terminera le 31 décembre. Votre nouveau contrat prendra effet le 1er janvier de l’année suivante.
4
Affiliez-vous et lancez-vous
Fournissez à votre nouveau secrétariat social les informations nécessaires et signez le contrat d’affiliation. Il incombe à votre ancien et à votre nouveau partenaire d’effectuer le suivi de la procédure. Ainsi, rien ne change pour vous et vos collaborateurs.