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10 conseils pour des réunions efficaces à distance

Conseils pour une réunion efficace à distance

Avec la crise COVID-19, la plupart des entreprises n’ont pas le choix : la santé prime et les collaborateurs doivent donc travailler de chez eux. Pour beaucoup d’entreprises, cela ne signifie heureusement pas pour autant l’arrêt du flux de travail. Même les réunions avec vos collaborateurs peuvent se poursuivre à distance. Mais comment aborder au mieux ces réunions en ligne ? 

Conférences téléphoniques, visioconférences... La plupart des entreprises ont entre-temps adopté ce mode de réunion innovant. La technologie permet en outre de se connecter de partout pour assister à une réunion. Étant donné que les réunions à distance deviennent la norme pour l’instant, nous vous donnons dix conseils pratiques. 

 

1. Limitez le nombre de réunions 

Pour certains collaborateurs, les réunions sont une occupation à temps plein. Au bureau, ils ont à peine le temps d’aller se chercher un verre d’eau avant le début de la réunion suivante. En privilégiant les réunions à distance, nous nous demanderons plus souvent si une réunion est réellement nécessaire. Vous remarquerez que certaines choses peuvent être résolues plus facilement en envoyant un e-mail ou en vous entretenant brièvement au téléphone avec la bonne personne. 

Demandez-vous donc toujours si une réunion est le meilleur moyen de communication. Avez-vous besoin de l’input de collègues ou souhaitez-vous simplement communiquer des informations ? Dans le deuxième cas, il n’est pas vraiment nécessaire de rassembler tout le monde pour une réunion. Vous pourrez utilisez le temps ainsi libéré pour d’autres choses. Votre productivité augmentera et il sera aussi plus facile de vous détacher du travail après les heures. 

 

2. Invitez moins de participants 

Limitez-vous à inviter les collaborateurs qui sont vraiment nécessaires à la réunion. En ligne, il est plus pratique de restreindre le nombre de participants à un call. Vous éviterez ainsi que tout le monde parle à tort et à travers. Vérifiez donc bien qui, selon vous, apportera une réelle contribution. Rédigez un procès-verbal de la réunion, que vous pourrez par la suite partager avec d’autres collaborateurs qui doivent uniquement être tenus au courant. 

Vous êtes vous-même invité à une réunion dont vous n’avez pour ainsi dire que faire ? Demandez si votre présence est réellement exigée et communiquez au besoin votre apport limité à un autre collaborateur.  

 

3. Établissez un ordre du jour clair 

Lorsque vous êtes invité à une réunion, on vous demande presque toujours de bloquer une heure complète, voire davantage. La plupart des réunions n’ont toutefois pas besoin de durer aussi longtemps. Less is more est un bon point de départ pour les réunions. À tous égards. Essayez également de boucler les réunions dans le délai imparti en établissant un ordre du jour clair. Veillez en tout cas à ce que tous les points importants soient abordés et qu’après la réunion, chacun sache ce que l’on attend de lui/elle. 

 

4. Ne négligez pas le côté agréable 

Ce conseil est particulièrement important en période de COVID-19. Comme de nombreuses personnes restent isolées toute la journée en télétravaillant, une réunion en ligne constitue un moment important de contact social. Ne tournez pas autour du pot et demandez à chacun comme il va. Une petite blague de temps à autre est aussi la bienvenue. 

 

5. Choisissez un endroit calme 

Une réunion au bureau se déroule généralement dans un espace clos. Lors d’une réunion à distance, chaque participant se doit de s’installer dans un endroit calme. N’oubliez pas que les autres participants entendent aussi le bruit de fond et que cela peut être vraiment dérangeant. Vous n’êtes pas seul à la maison ? Prévenez votre moitié et/ou vos enfants que vous êtes en réunion. 

Dans une visioconférence, il est judicieux de réfléchir à ce qui sera visible à l’écran. Évitez par exemple que la caméra soit surexposée ou que les enfants ou d’autres personnes passent sans cesse dans le champ de la caméra à l’arrière-plan. 

 

6. Utilisez un casque 

Il se peut que vous ne soyez pas seul à travailler à la maison. Pour ne déranger personne, pensez à utiliser un casque. Ainsi, vous n’imposerez pas la réunion aux autres qui auront simplement l’impression que vous téléphonez. Cela vous permettra aussi d’être moins distrait par les bruits de fond. 

 

7. Veillez à ce que la technologie fonctionne bien 

Une réunion en ligne nécessite avant tout une connexion internet stable. Rien n’est plus désagréable pour les autres participants qu’une personne qui disparaît sans cesse de l’écran et doit chaque fois demander à rejoindre la conversation. Essayez également d’utiliser des outils connus par vos collaborateurs. Vous éviterez ainsi une perte de temps et du stress inutiles quand les autres essaient de se connecter. 

 

8. Le son prime sur la vidéo 

Si vous vous attendez à ce que tous les participants soient visibles à l’écran, prévenez-les avant le début de la réunion. Tenez toutefois compte du fait que le son suffit souvent pour une réunion efficace. Nombreux sont ceux qui ne se sentent pas à l’aise face à la caméra. Il est donc préférable de veiller à ce que tout le monde puisse bien se comprendre. Et ceux qui ne sont pas en train de parler peuvent aussi couper momentanément leur micro pour que le bruit (de la prise de notes, par exemple) dérange le moins possible ceux qui parlent. 

 

9. Désignez un modérateur 

On sait parfois clairement dès le départ qui mène la conversation, mais ce n’est pas toujours le cas. Tout comme au bureau, vous avez besoin d’un meneur qui parcourt l’ordre du jour et pose les bonnes questions. Cette personne veille également à ce que chacun ait l’occasion de prendre la parole. Dans une réunion à distance, les collaborateurs silencieux risquent encore plus de s’effacer à l’arrière-plan que dans une réunion classique. Avec un bon modérateur, tous les points de l’agenda sont abordés, des accords clairs sont passés et la réunion se déroule en respectant l’horaire convenu. 

 

10. Profitez du call pour bouger 

Nous passons toute la journée vissés sur une chaise à travailler. Au bureau, nous devons au moins nous déplacer jusqu’à la salle de réunion ou nous avons l’occasion de nous réunir en marchant. À la maison, nos occasions de bouger sont limitées. Persuadez vos collaborateurs de se mettre debout, voire même de marcher un peu, durant une réunion en ligne. Avec un casque, c’est parfaitement possible, à condition bien sûr que cela ne perturbe pas la réunion. 

 

Conseils pour une réunion efficace à distance

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