+
Search
Primaire tabs
Het beheren van administratie voor HR en meer bepaald de flow van documenten is een tijdrovende taak: loonbrieven verzenden, documenten ondertekenen, opnieuw inscannen en verzenden, documenten die op verschillende locaties zijn opgeslagen zoeken, etc. Met DOTS Document Management HR hoeft u daar geen tijd meer aan te besteden. Dat is niet alleen tijds- en kostenefficiënter voor uw HR medewerkers, het is bovendien ecologischer dan een papieren archief én ook medewerkers kunnen eenvoudiger dan ooit hun documenten terugvinden.
Wat is DOTS Document Management HR?
Documenten opzoeken, raadplegen en toevoegen
U vindt altijd in een handomdraai wat u zoekt. Op basis van documenttypes met nauwkeurig gedefinieerde metadata kunt u eenvoudig zoeken, filteren en sorteren. Dat kan voor één medewerker of voor verschillende tegelijk.
Snel en eenvoudig standaard documenten genereren op basis van eigen templates
Dankzij slimme placeholders kunt u documenten efficiënt in bulk genereren of aanpassen. Denk bv. aan een car policy waarin automatisch de naam van de medewerker voorzien wordt.
Documenten digitaal ondertekenen
Met 
of eID ondertekenen zowel u als uw medewerkers documenten digitaal en volledig rechtsgeldig, zonder verplaatsing of papier. Met toewijzingstaken die alles vlot laten verlopen en de opvolging efficiënt maken.
Razendsnel documenten mobiel uploaden
Scan een QR-code, neem een foto van het document en laad het op met één klik. Eenvoudiger kan niet!
Tal van voordelen, voor elke stakeholder
DOTS Document Management vereenvoudigt het leven van iedereen in uw organisatie. Een overzicht van de belangrijkste voordelen:
|
|
✔ Minder administratie en efficiënter werken dankzij templates en het digitaal (volledig rechtsgeldig) ondertekenen van documenten. ✔ Eenvoudige digitale opvolging van de status van documenten. ✔ Employee selfservice: HR krijgt veel minder vragen omdat medewerkers zelf documenten kunnen raadplegen, downloaden en uploaden. ✔ Veilig en vertrouwelijk: documenten kunnen niet bij de verkeerde medewerker terechtkomen. Medewerkers hebben enkel toegang tot de documenten waarvoor ze geautoriseerd zijn. ✔ Meer tijd voor strategische HR-taken. |
|
|
✔ Employee selfservice: medewerkers kunnen documenten altijd en overal raadplegen, downloaden (vb. loonfiche) en uploaden (vb. ziektebriefjes). ✔ Integratie met ✔ Mobiel beschikbaar, waardoor documenten niet enkel voor bedienden, maar ook voor arbeiders makkelijk toegankelijk zijn. ✔ Eenvoudig digitaal en mobiel ondertekenen via eID of |
|
|
✔ Kostenoptimalisatie en meer efficiëntie. ✔ Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen dankzij papierloze administratie. ✔ Veiligheid: een beveiligd archief dat compliant is met de GDPR-wetgeving. |
is mogelijk, zo kan de medewerker alle persoonlijke documenten van uiteenlopende bedrijven (bank, mutualiteit, nutsbedrijven, …) op één centrale plaats terugvinden.
Integratie met andere DOTS-functionaliteiten
Document Management HR is een onderdeel van DOTS, ons handige online platform dat HR en Well-being samenbrengt en zorgt voor bredere inzichten en op die manier een succesvoller beleid. DOTS bestaat uit verschillende functionaliteiten die u modulair kunt inzetten. Digitaliseer uw papieren flows dankzij de integratie met deze andere DOTS solutions:
|
|
|
