Waarom multitasken en veiligheid op de werkvloer niet samengaan

Multitasking (meerdere dingen tegelijk doen) lijkt een toverformule om productiever en efficiënter te werken. Maar is dit ook zo? Wetenschappelijk onderzoek zet ons met beide voeten op de grond. Multitasking is geen goed idee. Niet op kantoor, en al zeker niet in fabrieken, magazijnen of ziekenhuizen. 

Onze hersenen hebben een onuitputbare reserve op het vlak van aandacht en productiviteit. De uitvoering van een taak palmt hierbij steeds het grootste deel in. Met uitzondering van 'automatische' handelingen blijft er op dat moment niet veel ruimte over voor andere dingen. 

Het voortdurend switchen tussen meerdere opdrachten is in feite in verspilling van productiviteit. De reden? Je put je kostbare reserves uit door een focuswissel door te voeren. Je hebt immers tijd nodig om je voor te bereiden op je taak, en je hebt ook een pauze nodig om deze taak te verwerken. Dit schakelen tussen activiteiten kost veel energie, en bovendien raak je voor geen enkele taak 100% geconcentreerd. Hierdoor lever je per taak steeds slechts half werk.

Multi-risico's

Op kantoor zorgt multitasking voor meer stress, lagere productiviteit en minder efficiëntie. Andere gevaren liggen er niet meteen op de loer. Maar op de werkvloer van magazijnen, ziekenhuizen, fabrieken of andere productiesettings kan dit fenomeen tot ronduit gevaarlijke situaties leiden, bijvoorbeeld wanneer een machineoperator aan een handeling begint terwijl hij of zij de instructies nog aan het lezen is. In deze context wordt het een hele opgave om alle veiligheidsregels goed in de gaten te houden, vooral wanneer de smartphone extra aandacht opeist. 

Medewerkers waarschuwen en aanspreken op hun gedrag is niet voldoende. Als leidinggevende of preventieadviseur moet je de medewerkers ook bewust maken van de risico's van multitasking (voor zichzelf en hun collega's). Het besef van onveiligheid moet hierbij als sturend middel dienen. Twee operatoren die naast elkaar werken zouden moeten stoppen met praten wanneer ze een nieuwe of ingewikkelde handeling verrichten. Een intensievere veiligheidsopleiding - met voorbeelden van gevaar in de praktijk - past in een goed preventiebeleid. Het zorgt ervoor dat medewerkers sneller en beter leren anticiperen op gevaren die ze (nog) niet kennen. 

In productieomgevingen speelt ook het fenomeen van gewenning een belangrijke rol. Werknemers die heel vaak een gevaarlijke handeling uitvoeren hebben op de duur de neiging om dat gevaar te relativeren, wat de kans op multitasking (en bijhorende risico's) doet toenemen. Een mogelijke oplossing hiervoor is om meer afwisseling of roulatie binnen een afdeling te voorzien, zodat er minder risico op gewenning ontstaat.

5 extra tips om multitasking te voorkomen
 

1. De twintigminutenregel

Werk minimaal 20 minuten geconcentreerd aan één taak voor je overschakelt naar een andere, zo kan je beter focussen.

2. Smartphone aan de kant

De smartphone hoort thuis in een locker, niet in stuurcabine van een heftruck of in de operatiekamer van een ziekenhuis.

3. Pauzes zijn belangrijk

Rust inbouwen is van groot belang voor de productiviteit en de veiligheid op het werk.

4. Als manager geef het goede voorbeeld

Leidinggevenden lopen het grootste risico om in de multitaskingval te lopen.

5. Overleg met collega's

Uit gesprekken met collega's kun je als leidinggevende of preventieadviseur afleiden of alle taken correct uitgevoerd kunnen worden en of er verleiding is om te multitasken.

Bronnen

• Tempo Team blog
• Geert Van Cauwenberge, senTRAL Actualités, 10 octobre 2019