Denk je eraan om een eerste medewerker aan te nemen? Dat kan soms een hele uitdaging zijn. Neem je de verkeerde persoon aan, dan kost je dat tijd en geld. De juiste werkkracht, daarentegen, zal je terugbetalen in productiviteit en heeft een positieve impact op je kmo. In deze blog lees je wat je kan doen om de juiste medewerkers aan te trekken.

Wervende vacature

Bij een goede jobomschrijving hoort een wervende vacature. Een standaardtekst dreigt in de massa te verdwijnen. Een vacature wordt veel aantrekkelijker wanneer de focus ligt op de dingen die een onderneming uniek maken. Een goede werksfeer is voor iedereen belangrijk, dus moet een vacature meteen duidelijk maken waarom een kandidaat graag voor jou zou werken.

Om de juiste kandidaten aan te trekken, moet een vacature ook via de meest doeltreffende kanalen worden verspreid. Natuurlijk bestaan er heel wat websites waarop mensen de zoekertjes afschuimen, maar er zijn nog meer mogelijkheden. Wanneer een karrenvracht aan ervaring geen vereiste is, zijn forums en sociale media van hogescholen en universiteiten uitstekende kanalen om een vacature te delen. De meeste alumni blijven daar bovendien nog lange tijd hangen, zelfs al zijn ze al jaren afgestudeerd.

Het loont zeker ook de moeite om de vacature via je eigen kanalen te verspreiden, want de kans is groot dat iemand in je vriendenkring wel iemand kent die perfect bij de job past. Iemand waarmee ze vroeger hebben samengewerkt of waarmee ze tijdens hun studies in de klas hebben gezeten. Een beetje mond-aan-mondreclame kan wonderen doen.

Komt er geen geschikte kandidaat op een vacature af? Dan zijn er gelukkig nog uitzendkantoren die de werving en selectie voor hun rekening kunnen nemen. Zij bezitten de ervaring om de geknipte persoon te vinden, bovendien hebben ze al een vijver aan potentiële kandidaten om uit te vissen. Zeker als je op korte termijn iemand nodig hebt, kan je vertrouwen op de knowhow van een gerenommeerd uitzendkantoor.

Sta altijd open voor talent

De zoektocht naar talent begint niet noodzakelijk wanneer je kmo iemand nodig heeft. De beste kandidaten kennen een bedrijf al voor ze er effectief aan de slag gaan. Het verstrekken van stageplaatsen is een goede manier om de talenten van morgen uit te testen. Natuurlijk is het niet altijd mogelijk om goede stagiairs onmiddellijk een job aan te bieden, maar dat kan in de toekomst veranderen. Door hun gegevens bij te houden en ook na hun stage contact te houden, kan je later nog altijd polsen of ze geïnteresseerd zijn om voor jou te komen werken. Op dat moment weet je bovendien al uit ervaring of ze binnen de bedrijfscultuur passen.

Open sollicitaties zijn nog een goede manier om een netwerk met potentiële medewerkers op te bouwen. Kmo’s die op de vacaturepagina van hun website uitnodigen om spontaan te solliciteren, openen de deur voor getalenteerde kandidaten. Qua motivatie zit het meteen goed, want deze sollicitanten nemen initiatief en tonen dat ze geëngageerd zijn om voor je bedrijf te werken. Misschien is er op dit moment geen job die bij hen past, maar dan heb je toch meteen hun gegevens voor vacatures in de toekomst.

Hoe trek je de geschikte kandidaat over de streep?

Na de sollicitatieprocedure moet je een lastige knoop doorhakken. Een kandidaat kan een goede indruk maken, maar is het wel echt de meest geschikte persoon? De volgende vragen kunnen helpen om een beslissing te nemen:

• Komt de kandidaat overeen met het profiel van de vacature?
• Waarom zou je de sollicitant aannemen? Soms lijkt het veilig om te kiezen voor de meest logische match, maar misschien heeft iemand anders minder voor de hand liggende skills die je aandacht hebben getrokken.
• Past de kandidaat in de bedrijfscultuur die je voor ogen hebt?
• Is de sollicitant gemotiveerd genoeg? De meest geschikte kandidaat is iemand die begaan is met zijn/haar werk en carrière.

De juiste kandidaat gevonden? Dan moet je hem of haar enkel nog overtuigen. Loon is voor jonge medewerkers al lang geen taboe meer. Een competitief loonpakket kan heel wat getalenteerde kandidaten over de streep trekken. Toch is geld voor veel sollicitanten niet de doorslaggevende factor om voor een werkgever te kiezen. Daarom is het nuttig om al tijdens het sollicitatiegesprek te polsen naar wat de kandidaat echt belangrijk vindt.

Iemand met een gezinsleven zal bijvoorbeeld flexibele werkuren of de mogelijkheid om thuis te werken heel erg op prijs stellen. Jonge medewerkers willen de garantie dat ze kunnen groeien en bijleren. Sportieve kandidaten zullen heel tevreden zijn als ze de kans hebben om tussen de werkuren door een beetje te bewegen. En natuurlijk hecht iedereen belang aan een goede werksfeer. Speel zeker je beste troeven uit!

Behalve loon is ook Well-being een cruciale factor bij de keuze voor een werkgever. Door hier voldoende aandacht aan te besteden, geef je niet alleen nieuwe werkkrachten een reden om voor jou te komen werken, retentie van huidige medewerkers zal er ook door verbeteren.

Weet je dat je geen bijdrage moet betalen aan de RSZ als je een eerste medewerker in dienst neemt? Bovendien heb je recht op tal van andere steunmaatregelen, die door de Belgische en Vlaamse Overheid in het leven zijn geroepen om kmo’s een financiële impuls te geven. We zetten de belangrijkste even op een rijtje.

1. Doelgroepvermindering voor eerste aanwervingen

De ‘doelgroepvermindering voor eerste aanwervingen’ is een steunmaatregel om kmo’s een duwtje in de rug te geven. Bij je eerste medewerker moet je namelijk geen RSZ-bijdrage betalen en wordt een deel van de aansluitingskosten bij een sociaal secretariaat terugbetaald. De enige voorwaarde is dat je (minstens) vier opeenvolgende kwartalen niemand tewerkgesteld mag hebben (uitgezonderd jobstudenten en vrijwilligers).

En daar stopt het niet, want ook op je vijf volgende medewerkers ontvang je korting op de RSZ-bijdrage. Ook hier is wel een voorwaarde aan verbonden: je mag in de voorbije vier kwartalen geen vijf medewerkers tegelijkertijd in dienst gehad hebben. Bovendien mogen de medewerkers geen medewerker vervangen waarvoor je al doelgroepvermindering kreeg.

2. Leningen

Onvoldoende startkapitaal is één van de hoofdredenen waarom kmo’s niet van de grond komen. Daarom kent het PMV/z (ParticipatieMaatschappij Vlaanderen) achtergestelde leningen toe, als buffer voor wanneer je kmo in moeilijkheden zou komen. Bij een faillissement staat het PMV/z als laatste in het rijtje van schuldeisers. Dat betekent dat zij pas worden terugbetaald als alle andere schuldeisers hun geld hebben gekregen. Zo zorgen deze leningen voor wat extra startkapitaal.

Bestaat je kmo nog niet langer dan 4 jaar? Dan heb je recht op de Startlening. Het maximumbedrag van deze lening bedraagt €100.000 en mag nooit hoger zijn dan vier keer de eigen inbreng (die wel gedeeltelijk of volledig geleend mag worden). Deze lening mag gebruikt worden voor investeringen en/of voor de financiering van je startkapitaal.

Bestaat je kmo al langer dan 4 jaar? Dan heb je recht op Cofinanciering of Cofinanciering+. In dit geval kan je rekenen op een nog hogere kapitaalinjectie van maximaal € 700.000. Vooraleer je een lening aanvraagt bij het PMV/z, kan je terecht bij Attentia voor advies en begeleiding.

3. Waarborgregeling en winwinlening

Weigert de bank om je kmo krediet te verlenen, omdat je onvoldoende zekerheden of waarborgen kan bieden? Dan reikt de PMV/z twee reddingsboeien aan.

Eén: de waarborglening. In dit geval stelt de Vlaamse Overheid zich voor een deel borg voor het krediet dat je nodig hebt. Het risico voor je bank verlaagt hierdoor, waardoor je kredietwaardigheid verhoogt. De waarborg is afhankelijk van je kredietbehoefte en je tekort aan zekerheden.

Twee: de winwinlening. Hiermee wil de Vlaamse overheid particuliere banken aanmoedigen om je kmo toch een achtergestelde lening aan te reiken, van maximaal € 50.000 voor een looptijd van acht jaar. Kredietgevers krijgen in ruil een jaarlijks belastingkrediet van 2,5% op het openstaande kapitaal van de Winwinlening.

4. Microkredieten

Je kan ook beroep doen op microkredieten, zoals van microStart of Hefboom. Hoewel deze kredieten lager liggen dan wat je bij een bank kan krijgen (max. € 25.000), is het een prima alternatief om het startkapitaal van je kmo te financieren.

Deze microkredieten zijn wel telkens aan een heleboel voorwaarden verbonden. Zo moet je iemand kennen die zich (gedeeltelijk) borg wil stellen voor het geleende bedrag. Neem best vooraf contact op met onze financiële experts, die onderzoeken welke steunmaatregelen het meest voordelig zijn voor je kmo.

5. Investeringsaftrek

Naast voordelige leningen kan je ook genieten van een extra belastingvoordeel bij een investering, namelijk de investeringsaftrek. Als de investering aan de wettelijke voorwaarden voldoet, kan je vrijgesteld worden van een deel van de belasting op de winst. Onze financiële experts bekijken samen met jou of je investering in aanmerking komt en hoeveel het aftrekbare gedeelte bedraagt.

6. Steunzones

Is je kmo gevestigd rond Genk, Turnhout of Zaventem-Vilvoorde? Dan kan je ongeveer 4% à 5% sparen op de loonkosten van je nieuwe medewerker. De overheid richtte namelijk ‘steunzones’ in om de zware collectieve ontslagen in deze regio’s economisch te ondersteunen. Concreet krijg je als kmo een vrijstelling van 25% op bedrijfsvoorheffingen, gedurende een periode van 2 jaar per extra nieuwe medewerker.

7. Kmo-portefeuille en -groeisubsidie

De Vlaamse Overheid heeft er alle baat bij dat je kmo floreert. Daarom voorziet ze nog twee (algemene) subsidies:

• Investeren in opleidingen, of nood aan advies (bijvoorbeeld bij het opstellen van een communicatieplan voor je kmo)? Via de kmo-portefeuille kan je hiervoor financiële steun krijgen: tot € 10.000 voor kleine ondernemingen of € 15.000 voor middelgrote ondernemingen.
• Strategisch advies nodig om te groeien, of wil je een nieuwe medewerker aanwerven die deze groei kan verwezenlijken? Dan biedt de kmo-groeisubsidie soelaas. Je krijgt maximaal € 50.000 subsidie per jaar, per groeitraject.

8. Steunmaatregelen bij specifieke omstandigheden

Tot slot zijn er nog een aantal steunmaatregelen die je kan krijgen, afhankelijk van de aard van de investering waarvoor je een subsidie nodig hebt.

Wil je als kmo bijvoorbeeld investeren in octrooien, dan kan je van de Vlaamse Overheid genieten van een belastingkrediet. Wil je je steuntje bijdragen aan het milieu in de vorm van ecologische investeringen, dan heb je mogelijk recht op een Ecologiepremie+ of Strategische ecologiesteun (STRES). Actief in de culturele en/of creatieve sector en kan je geen krediet krijgen bij een bank? Dan vormt het Cultuurkrediet mogelijk een alternatief. Een crowdfundingproject opstarten? Misschien geniet je dan wel van een vrijstelling van de roerende voorheffing op de interesten. Of misschien wil je wel investeren in een goede alarminstallatie? Die kosten zijn voor 120% fiscaal aftrekbaar.

De boog moet niet altijd gespannen staan, niet voor ondernemers en niet voor medewerkers. En dus heeft een medewerker recht op vakantiedagen en vakantiegeld. Hoeveel dagen vakantie moet je hem of haar geven? Hoe bereken je het enkel en dubbel vakantiegeld? In dit blogartikel lees je alles wat je hierover als kmo moet weten.

Extra en bijzonder verlof

Om je kmo nog aantrekkelijker te maken, kan je aan je medewerker extra verlofdagen toekennen. Dat kan bijvoorbeeld door hem 40 uur per week laten werken, terwijl in het contract slechts 38 uren zijn opgenomen. De extra gewerkte uren kan hij of zij dan op een ander moment als verlof opnemen. Wil je je medewerker motiveren om zich lang aan je kmo te binden? Dan kan je hem belonen met anciënniteitsverlofdagen.

Daarnaast zijn er ook bijzondere soorten verlof, zoals zwangerschapsverlof, adoptieverlof, palliatief verlof, verlof om dwingende redenen, moederschapsverlof, vaderschapsverlof, jeugdvakantie, seniorvakantie, Europese vakantie en klein verlet. Met Attentia als sociaal secretariaat blijf je het bos door de bomen zien.

Collectief verlof

Kan je medewerker zelf bepalen wanneer hij of zij vrijaf neemt? Niet altijd. In verschillende sectoren worden collectieve vakanties opgenomen in het arbeidsreglement, zodat iedereen in dezelfde periode vrijaf moet nemen. In dat arbeidsreglement kan je ook voorwaarden opnemen voor verlof, bijvoorbeeld dat er geen drie medewerkers tegelijkertijd vrij mogen nemen.

Enkel en dubbel vakantiegeld

Wie betaalt die vakantiedagen? Dat hangt ervan af of je medewerker een arbeider of bediende is.

Een bediende heeft recht op twee soorten vakantiegeld, die je als werkgever uitbetaalt. Enerzijds loopt zijn of haar loon gewoon door bij het opnemen van vakantiedagen. Dit wordt ook wel het enkel vakantiegeld genoemd. Je medewerker ontvangt dit geld meteen als hij of zij verlof neemt. Daarnaast krijgt hij of zij dubbel vakantiegeld, ofwel een geldbuideltje om de extra kosten te dekken die vakantie met zich meebrengt. Je betaalt dit dubbel vakantiegeld op het moment dat je medewerker zijn of haar (hoofd)vakantie opneemt.

Bij arbeiders is de situatie anders want jij hoeft hun vakantiegeld niet rechtstreeks te betalen. Ze krijgen hun enkel en dubbel vakantiegeld in één keer uitbetaald door de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) of via het bevoegde vakantiefonds. Daarom betaal je bij arbeiders ook meer sociale bijdragen.

Voor je iemand aanwerft, moet er een arbeidsovereenkomst worden opgemaakt. Daarin leggen jullie onderlinge afspraken vast. Je medewerkers moeten ook toegang hebben tot het arbeidsreglement. Dat is een overzicht van alle rechten en plichten van werkgever en medewerker en dus eigenlijk een praktische vertaling van wat er in de overeenkomst vermeld staat. Hoe je deze documenten correct opstelt, leggen we in deze blog uit.

Arbeidsovereenkomst

In de arbeidsovereenkomst verbindt een medewerker zich aan jou als werkgever in ruil voor een afgesproken loon. Alle afspraken en voorwaarden worden in dit document vastgelegd. Een aantal gegevens moeten zeker in de arbeidsovereenkomst opgenomen zijn:

• De naam en het adres van zowel de medewerker als de werkgever
• Het soort contract: neem je de medewerker voor onbepaalde of bepaalde duur in dienst? Gaat het om een overeenkomst waarbij een andere medewerker tijdelijk wordt vervangen? Ook een studentenjob vereist een apart contract
• De datum van indiensttreding. Bij een contract van bepaalde duur moet je ook de einddatum van de tewerkstelling vermelden
• De aard van het werk: dit gaat over de arbeid die een medewerker zal leveren. Bij een arbeider is dit hoofdzakelijk handenarbeid, terwijl bedienden hoofdarbeid verrichten
• Het loon dat je als werkgever in ruil voor de geleverde arbeid betaalt
• Eventuele premies of voordelen die het loon van de medewerker aanvullen. Denk hierbij aan maaltijdcheques of een bedrijfswagen
• Bij een deeltijdse overeenkomst moeten ook de arbeidsregeling en het werkrooster in de overeenkomst opgenomen zijn

Afhankelijk van de situatie van iedere medewerker kunnen er nog een paar clausules of extra afspraken in het contract worden opgenomen: kan, maar gaat beetje ver misschien.

• Wanneer een medewerker tijdens de werkuren en ten laste van de werkgever een opleiding volgt, kan je een deel van de kosten terugeisen als deze persoon binnen een bepaalde termijn je organisatie zou verlaten. Dit principe heet het scholingsbeding
• Krijgt je medewerker in je kmo-onderneming de kans om unieke kennis en vaardigheden op te doen? Dan zou je in de arbeidsovereenkomst kunnen vermelden dat hij of zij na het verlaten van het bedrijf niet bij de concurrentie of als zelfstandige in dezelfde sector aan de slag mag gaan Het concurrentiebeding beschermt je onderneming dus tegen potentiële schade
• Als je medewerkers met materiaal werken dat je als werkgever ter beschikking stelt, kan je hen onder strikte voorwaarden verplichten om een borgsom te betalen. Ze moeten dan wel voor onbepaalde duur aangeworven zijn en een specifieke functie uitoefenen

In principe zou je in sommige gevallen ook mondeling tot een arbeidsovereenkomst mogen komen, maar in de praktijk wordt bijna altijd een geschreven document opgesteld. Dat is ook de beste manier om problemen in de toekomst te voorkomen.

Hou wel rekening met de taal waarin een arbeidsovereenkomst wordt opgemaakt. Deze hangt af van de plaats van de zetel van het kmo-bedrijf of waar de medewerker zijn activiteiten uitoefent. De moedertaal van de medewerker speelt dus geen rol, behalve in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waar je wel moet kiezen tussen Nederlands of Frans.

Er zijn geen echte richtlijnen over de vorm van een arbeidsovereenkomst. Je vraagt dus best advies aan je sociaal secretariaat. Bij Attentia hebben we voor alle soorten verbintenissen een modelcontract dat je als basis gebruikt.

Arbeidsreglement

De arbeidsovereenkomst legt dus alle afspraken tussen de werkgever en een medewerker vast. Een arbeidsreglement is een beschrijving van de wederzijdse de rechten en plichten op de werkvloer. Elke nieuwe medewerker moet een exemplaar van het reglement krijgen.

Wat de inhoud van het arbeidsreglement betreft, is volgende informatie verplicht:

• Je bedrijfsgegevens
• De uurroosters die de arbeidstijden van je medewerkers vastleggen, ook die van je deeltijdse medewerkers. Verder vermeld je pauzes, wettelijke feestdagen, vakantiedagen en hoe medewerkers vakantie kunnen aanvragen
• De looncriteria: hoe wordt de arbeid gecontroleerd? Op welke manier en wanneer wordt het loon uitbetaald
• De opzegtermijnen en de redenen die het mogelijk maken om een medewerker direct en zonder vergoeding te ontslaan
• De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel en de sancties of boetes die kunnen worden opgelegd
• De plaats waar de EHBO-kist zich op de werkvloer bevindt, alsook de locatie van de persoon die is aangewezen om eerste hulp te verlenen bij een ongeval. Je vermeldt verder de naam van de arbeidsgeneesheer die na een ongeluk op de werkvloer kan worden geraadpleegd
• De namen van iedereen die in de ondernemingsraad zetelt, van het comité voor preventie en bescherming op het werk, van de interne en externe dienst voor preventie en bescherming op het werk en van de vakbondsafgevaardigde
• De adressen van de inspectiediensten die toezien op de naleving van de wetten omtrent bescherming van kmo-medewerkers
• Eventuele collectieve arbeidsovereenkomsten of akkoorden die op de werkomstandigheden van toepassing zijn
• Het preventieve alcohol- en drugbeleid dat je als werkgever voert. Je moet op z’n minst de uitgangspunten en doelstellingen in het document vastleggen
• Ook maatregelen tegen grensoverschrijdend gedrag moeten vermeld worden. Het gaat dan om schade die berokkend wordt door onder andere pesten, geweld of ongewenst seksueel gedrag

Je schrijft een arbeidsreglement altijd in overleg met je medewerkers. Natuurlijk mag je het document later nog wijzigen. Je organisatie verandert immers voortdurend. Voor zo’n wijziging moet je als werkgever wel opnieuw om goedkeuring vragen.

Als je organisatie een ondernemingsraad heeft, worden de teksten daar besproken en zal bij een akkoord het licht op groen worden gezet. Het nieuwe arbeidsreglement treedt vijftien dagen later in werking.

Zonder ondernemingsraad moet je alle medewerkers van de wijzigingen op de hoogte brengen en hen gedurende vijftien dagen de kans geven om opmerkingen in een register te noteren. Komen er geen opmerkingen, dan is het nieuwe arbeidsreglement goedgekeurd. Zijn die er wel, dan moeten het reglement en het register naar de sociale inspectie worden gestuurd. Zij zullen proberen om de standpunten te verzoenen.

Net als bij een arbeidsovereenkomst hoef je een arbeidsreglement niet alleen te schrijven. Je mag beroep doen op de hulp van een sociaal kantoor. Ook bij Attentia hebben we alvast enkele modellen voor de kmo waarmee je aan de slag kunt gaan om uw arbeidsreglement op te stellen.

Het juiste arbeidsstatuut bepalen heeft gevolgen voor je eerste medewerker én voor je kmo. Zo zijn er bijvoorbeeld grote verschillen bij het uitbetalen van vakantiegeld en in het geval van ziekte. Keuzestress hoef je gelukkig niet te hebben, want deze statuten zijn bij wet (of rechtspraak) bepaald. In deze blog lees je alles wat je erover moet weten.

Meer dan 30 medewerkersstatuten

Vroeger werd er vooral gekeken naar welk soort arbeid het overwicht had in een functie. Vandaag zijn er voor de meeste functies strekkingen in de rechtspraak, waarmee het arbeidsstatuut voor bepaalde functies is vastgelegd. Zo worden nachtwakers en badmeesters beschouwd als arbeiders, terwijl nachtreceptionistes en verpleegsters bedienden zijn.

Belangrijk om te weten is dat de wet zich niet beperkt tot ‘arbeiders’ en ‘bedienden’. In totaal zijn er meer dan 30 medewerkersstatuten: van hulppersoneel, leercontracten, handelsvertegenwoordigers tot jobstudenten. Vaak zijn er ook binnen sectoren extra statuten in het leven geroepen, zoals in de horeca of kunstsector. Een huzarenstukje dus om het juiste arbeidsstatuut te bepalen, zeker als je binnen je kmo weinig ervaring hebt hiermee.

Maak de juiste keuze!

Wat zijn de gevolgen als je het foute arbeidsstatuut kiest? Mogelijk moet je heel wat onverwachte kosten ophoesten, wat je natuurlijk koste wat kost wilt vermijden. Stel dat je je eerste medewerker het verkeerde statuut toekent. Dan kan achteraf blijken dat je te weinig patronale bijdragen heeft betaald aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Of, vice versa, dat je te veel heeft betaald. Onze Payroll experts zorgen ervoor dat je het juiste statuut toekent aan je eerste medewerker, zodat je achteraf niet voor een onaangename verrassing staat.

Verschillen arbeider en bediende

Goed om te weten is dat er voor je kmo minder administratieve verschillen zijn tussen een arbeider en bediende dan vroeger. Sinds 1 januari 2014 is het onderscheid tussen arbeiders en bedienden deels weggewerkt. Zo zijn de bepalingen omtrent opzegtermijnen gelijkgetrokken(voor contracten die gesloten zijn na 2014).

Dit zijn vandaag de essentiële verschillen tussen arbeider en bediende die voor je kmo van belang zijn:

• Als bedienden hun (hoofd)vakantie opnemen, betaal jr hen meteen enkel en dubbel vakantiegeld. Arbeiders, daarentegen, ontvangen hun vakantiegeld via de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) of via het bevoegde vakantiefonds. Daarom betaal je bij arbeiders ook meer patronale bijdragen (op 108% van het loon).
• Bedienden krijgen een maandloon, arbeiders een uurloon.
• Arbeiders kunnen tijdelijk werkloos gesteld worden omwille van economische redenen; bedienden niet.
• Kan je medewerker door ziekte of door een ongeval niet werken? Dan heeft hij recht op een gewaarborgd loon. Bij bedienden (met een contract van onbepaalde duur) betaal je het loon van de eerste maand volledig uit, bij arbeiders bedraagt het gewaarborgd loon ‘amper’ twee weken. Is je medewerker langer ziek, dan kan hij terecht bij het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV).

Een medewerker kost meer dan zijn loon. Maar hoeveel eigenlijk? En uit welke elementen bestaat een marktconform loonpakket? Bij je eerste medewerker heb je hier vaak echt absoluut geen idee van. In deze blog lees je alles wat je hier als kmo over moet weten.

Interessant brutoloon

Hoewel extralegale voordelen tegenwoordig fiscaal heel interessant kunnen zijn, hechten veel medewerkers nog steeds veel waarde aan het bedrag dat ze elke maand op hun rekening krijgen. Maar hoe bepaal je dat bedrag?

Allereerst is het belangrijk (lees: verplicht) dat het bedrag niet lager is dan het wettelijke minimumloon. In veel sectoren zijn er salarisschalen of barema’s vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Elementen zoals functie, leeftijd en/of anciënniteit spelen een cruciale rol in het bepalen van dat minimumloon.

Als er in je sector geen sectoraal loonbarema is, moet je minstens rekening houden met het nationaal gemiddeld minimum maandinkomen (GMMI). Een werkgever mag, volgens de wet, nooit onder dit GMMI verlonen. Voor medewerkers jonger dan 21 jaar gelden hier wel uitzonderingen: hen mag je eventueel een lager salaris aanbieden (dat opnieuw wettelijk vastgelegd is).

Belangrijk bij het bepalen van het brutoloon is dat het aantrekkelijk is voor je medewerker. Met een te laag loon is het moeilijk om de juiste mensen aan te trekken (en ze te houden). Met een te hoog loon zet je financiële druk op je kmo.

Sociale bijdragen op brutoloon

Als werkgever betaal je verplicht sociale bijdragen (zogenaamde patronale bijdragen) op dit brutoloon. Enerzijds bestaan deze uit een basisbedrag: 25% op het brutoloon. Is je medewerker een arbeider? Dan betaal je daarbovenop een patronale bijdrage voor hun vakantiegeld. De regeling van het vakantiegeld is voor arbeiders namelijk anders dan voor bedienden. Anderzijds bestaan deze patronale bijdragen uit bijzondere bijdragen. Deze bijdragen (zoals voor betaald educatief verlof) moet je enkel betalen in specifieke omstandigheden.

Vakantiegeld en vakantiedagen

Naast het brutoloon heeft iedere medewerker ook recht op vakantiedagen. Hoeveel dat er zijn, hangt af van het aantal dagen dat hij of zij het jaar ervoor heeft gewerkt. Een vuistregel: wie 6 dagen per week werkt, krijgt 2 verlofdagen per maand. Wie dus een volledig jaar (voltijds) 5 dagen per week heeft gewerkt, krijgt het jaar daarop 20 betaalde vakantiedagen.

Naast het ‘enkelvoudig vakantiegeld’ maakt je medewerker ook aanspraak op ‘dubbel vakantiegeld’: een soort geldbuideltje om zijn of haar verlof te financieren. 

Extralegale voordelen

Bovenop het brutoloon kan je ook extralegale voordelen toekennen aan je medewerkers: maaltijdcheques, ecocheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, bedrijfswagen, gsm, bedrijfswagen, tankkaart, onkostenvergoeding …

Extralegale voordelen zijn niet alleen goede motivators, ze zijn fiscaal ook erg interessant zowel voor je kmo als voor je medewerker. Ze zijn namelijk (gedeeltelijk) fiscaal aftrekbaar en je medewerker moet er minder belastingen op betalen dan op het brutoloon.

Woon-werkverkeer

Als werkgever moet je in sommige gevallen ook de kosten voor het woon-werkverkeer op jou nemen. Neemt je medewerker het openbaar vervoer, dan is dit verplicht. Neemt hij of zij de wagen, dan hoeft dit niet, tenzij anders bepaald op sectoraal niveau (in een collectieve arbeidsovereenkomst).

Zoals je kan zien, vormen alle loonelementen samen een hele boterham. Bovendien bestaat de kans dat er nog loonkosten zijn die op sectoraal niveau bepaald zijn! Met onze bruto-netto calculator kan je trouwens berekenen hoeveel je medewerker in totaal zal kosten.

Doelgroepvermindering

We sluiten dit blogartikel af met goed nieuws! Bij je eerste medewerker moet je namelijk opmerkelijk minder RSZ-bijdrage betalen. Voor de patronale basisbijdragen voor de sociale zekerheid krijg je een vrijstelling tot maximum € 4.000. En dit voor onbepaalde duur sinds januari 2022.

Daar stopt het trouwens niet, want je heb recht op tal van steunmaatregelen. Als je bijvoorbeeld een jongere aanwerft, of iemand met een arbeidsbeperking, krijg je ook korting op je sociale bijdragen. Zo wordt het voor je gemakkelijker om je eerste medewerker te betalen!

Je kmo groeit en je bent klaar om je eerste medewerker aan te nemen? Dat is uiteraard schitterend nieuws, maar bij de aanwerving van personeel komen wel wat verplichtingen kijken. Ook voor je organisatie veranderen er een paar dingen. In deze blog zetten we alle formaliteiten op een rij, zodat je er helemaal klaar voor bent.

1. Schrijf je in bij de RSZ

Als werkgever moet je ingeschreven zijn bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid. Je krijgt dan een RSZ-nummer dat je voor de toekomstige communicatie over je medewerker(s) gebruikt. Inschrijven doet je eenvoudig via de website van de Sociale Zekerheid.

Je betaalt ook een bijdrage voor de sociale zekerheid van je medewerkers. Maar als je je eerste medewerker voor 31 december 2020 aanwerft, dan hoeft je er voor onbepaalde duur geen patronale basisbijdrage voor te betalen. Ook voor je volgende vijf aanwervingen geniet je nog van een vermindering. Je sociaal secretariaat is hier uiteraard van op de hoogte.

2. Doe een Dimona-aangifte

Je moet de Rijksdienst Sociale Zekerheid ook officieel van de aanwerving op de hoogte brengen. Dat doe je met een Dimona-aangifte (Declaration Immediate/Onmiddellijke Aangifte), ten laatste op de dag dat een medewerker voor je onderneming begint te werken. Ook wanneer iemand uit dienst treedt, moet je dit via Dimona bekend maken.

Voor je medewerker is het heel belangrijk dat de Dimona-aangifte tijdig wordt ingediend. In het slechtste geval kunnen er problemen ontstaan bij de toekenning van de sociale rechten. Dit betekent dat een medewerker bijvoorbeeld zijn vakantiegeld of kinderbijslag te laat kan krijgen.

Ook een Dimona-aangifte doe je op de portaalsite van de Sociale Zekerheid. Of vraag aan je sociaal secretariaat of zij hiervoor kunnen zorgen. Attentia neemt deze formaliteit met plezier van je over.

3. Stel een arbeidsreglement op

Van zodra je één of meerdere medewerkers in dienst hebt, moet je een arbeidsreglement opstellen. Dat document beschrijft de wederzijdse rechten en plichten van uzelf als werkgever en van je medewerker. je mag dit document uiteraard later nog aanpassen aan veranderingen in je onderneming.

Een arbeidsreglement maak je in overleg met je (eerste) medewerkers. Iedereen moet een exemplaar ontvangen, en het reglement moet overal op de werkvloer gemakkelijk te raadplegen zijn. Vraag advies aan je sociaal secretariaat en gebruik eventueel een modeldocument voor het opstellen van je arbeidsreglement.

4. Stel een arbeidsovereenkomst op

Naast dit verplichte arbeidsreglement sluit je met je medewerkers ook een arbeidsovereenkomst af. Dit document legt de afspraken tussen werkgever en medewerker vast. Enkele elementen o.a. die zeker in zo’n overeenkomst moeten staan:

• De datum van indiensttreding en het soort contract (onbepaalde duur, deeltijds …)
• De plaats en de aard van de tewerkstelling
• Het loon en eventuele premies of voordelen (maaltijdcheques, bedrijfswagen …)

De arbeidsovereenkomst moet afgehandeld zijn voor je medewerker officieel begint te werken. Zorg ervoor dat zowel jij als werkgever en je medewerker een origineel exemplaar ontvangen.

5. Schakel een externe dienst voor preventie en bescherming in

Als werkgever ben je ook verantwoordelijk voor welzijn op de werkvloer. Daarom moet je een preventieadviseur aanstellen. Die waakt over alles wat met het welzijnsbeleid van je kmo te maken heeft. Wanneer je minder dan twintig medewerkers in dienst heeft, mag je die rol als werkgever zelf invullen.

Voor sommige aspecten in verband met het welzijn van je personeel moet je een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk inschakelen. Afhankelijk van de arbeid moet een medewerker bij de aanwerving soms een verplicht medisch onderzoek krijgen. En ook later kan een medewerker voor een periodieke controle bij de arbeidsgeneesheer langs moeten gaan.

Attentia heeft meer dan honderd preventieadviseurs om je bij te staan met advies en onderzoek. Bovendien gaan we verder dan gezondheidscontroles en zetten we ook in op risicobeheersing, zodat je kmo meer doet dan de wettelijke verplichtingen omtrent preventie en bescherming.

6. Sluit een arbeidsongevallenverzekering af

Preventie is cruciaal, maar je moet als werkgever ook voorbereid zijn op situaties waar het toch verkeerd gaat. Daarom ben je verplicht om een verzekering voor arbeidsongevallen te nemen, en dat voor iedere medewerker waarmee je een arbeidsovereenkomst afsluit. Dit waarborgt alle vergoedingen waarmee je na een arbeidsongeval te maken krijgt.

7. Sluit je aan bij een erkend sociaal secretariaat

Voor de meeste formaliteiten bij de aanwerving van je eerste en volgende medewerkers doe je  eigenlijk gewoon beroep op een erkend sociaal secretariaat. Je bent officieel niet verplicht om je bij een sociaal kantoor aan te sluiten, maar het is zeker aan te raden om dit wel te doen. De wet verandert immers regelmatig en dan reken je liever op de expertise van professionele adviseurs. Zo was je tot eind 2018 als werkgever nog verplicht om een kinderbijslagfonds voor je medewerkers te kiezen, maar nu niet meer. En wist je dat een vakantiefonds het vakantiegeld van een arbeider regelt, maar dat je hier zelf voor verantwoordelijk bent als je medewerker een bediende is?

Een sociaal secretariaat zorgt er bovenal voor dat je geen tijd verliest aan formaliteiten. Als werkgever heb je wellicht interessantere dingen te doen. En het betere sociaal kantoor gaat uiteraard verder dan wat wettelijk verplicht is.

Preventie op het werk is verplicht

De bescherming van je medewerkers is al gedeeltelijk bij wet uitgetekend. Zo moet er minstens een interne preventiedienst, bestaande uit één of meerdere preventieadviseurs, in je onderneming aanwezig zijn. Een preventieadviseur waakt over het welzijn van medewerkers op de werkvloer. In een kmo met minder dan twintig medewerkers, mag je als werkgever zelf de rol van preventieadviseur invullen.

Sommige aspecten van het welzijnsbeleid kan een interne preventiedienst niet uitvoeren. Dan doe je beroep op een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Een medewerker moet soms verplicht op medisch onderzoek. Als jouw medewerkers bijvoorbeeld een veiligheidsfunctie hebben of een activiteit met een bepaald risico uitoefenen, is een periodieke controle vereist. Een externe dienst stelt hiervoor een arbeidsgeneesheer aan, die het gezondheidstoezicht op de medewerkers verzekert.

Met een externe dienst voor preventie en bescherming is je kmo alvast op alle vlakken van de nodige expertise voorzien. Zo zijn de taken van preventieadviseurs verdeeld over verschillende disciplines: arbeidsveiligheid, psychosociale aspecten, hygiëne, ergonomie en arbeidsgeneeskunde.

Een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk zorgt ervoor dat iedere factor voldoende aandacht krijgt. Bij Attentia hebben we bijvoorbeeld 107 preventieadviseurs-geneesheren die alles in het werk stellen om een veilige en gezonde werkomgeving voor je medewerkers te creëren. Daarnaast hebben we ook 45 preventieadviseurs die gespecialiseerd zijn in risicobeheersing.

Risicobeheersing: wat kan je doen?

Om je medewerkers de beste bescherming tegen ongevallen te bieden, ga je verder dan wat bij wet verplicht is. Daarom geven we een paar tips om aan risicobeheersing te doen:

• Communiceer duidelijk over veiligheidsinstructies! Als jouw medewerkers bepaalde risico’s lopen, moet je hen van voldoende opleiding en voorlichting voorzien. Je mag zo’n sessie gerust op regelmatige tijdstippen herhalen
• Neem je een nieuwe medewerker in dienst? Breng hem/haar dan op de hoogte van de preventiemaatregelen. En laat de nieuwe werkkracht begeleiden door een ervaren medewerker die de procedures en risico’s heel goed kent
• Hecht veel belang aan orde en netheid! Een propere werkomgeving zal het risico op een ongeval aanzienlijk beperken
• Geef je medewerkers tips over lichaamshoudingen en -bewegingen. Van de ideale zitpositie op een bureaustoel tot de manier waarop iemand voorwerpen optilt … Een verkeerde beweging kan de rug zwaar belasten en schade toebrengen
• Besteed voldoende aandacht aan onderhoud en beveiliging van machines! Met een goed actieplan zorg je ervoor dat apparaten altijd aan de wettelijke richtlijnen voldoen
• Registreer en onderzoek incidenten en ongevallen! Soms gaat het ondanks de nodige maatregelen toch mis en dan moet je weten wat de oorzaak is. Op die manier vermijd je dat er in de toekomst nog meer ongevallen gebeuren

Een externe preventiedienst zal je op al deze aspecten van risicobeheersing wijzen en je helpen om een strategisch beleid voor je onderneming uit te tekenen.

Sluit een goede verzekering af

Als werkgever ben je verplicht om een verzekering voor arbeidsongevallen af te sluiten. Op die manier zijn jouw medewerkers in elk geval zeker van een vergoeding wanneer ze het slachtoffer van een arbeidsongeval worden. Het gaat dan om incidenten die gebeuren op de werkvloer, of onderweg van en naar het werk. Zelfs als er tijdens een teambuilding iets gebeurt, zijn ze op die manier verzekerd.

Ook hier is het weer aangeraden om met je verzekeraar te bekijken hoe je als kmo verder kan gaan dan wat bij wet verplicht is. Met een uitgebreidere verzekering genieten je medewerkers bijvoorbeeld van een ruimere compensatie van het inkomen dat ze tijdens hun periode van arbeidsongeschiktheid verliezen. Een goede verzekering en een optimale bescherming zijn op die manier ook uitstekende troeven om je medewerkers tevreden te houden en nieuwe medewerkers in de ‘war for talent’ aan te trekken.