Primaire tabs

U bent hier

ATTENTIA Privacy Policy

English Version

Attentia stelt de bescherming van uw persoonsgegevens centraal.

Binnen Attentia werd een programma opgezet en uitgewerkt onder leiding van de Data Protection Officer (DPO) met als doel de persoonsgegevens van de medewerkers van onze klanten (klanten zijn de ondernemingen zijn die aangesloten zijn bij Attentia of een beroep doen op de diensten van Attentia) en van onze eigen medewerkers te verwerken conform de geldende gegevensbeschermingswetgeving op Europees en nationaal niveau.

Het doel van deze privacyverklaring is u te informeren over hoe Attentia persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

Deze privacyverklaring geldt voor de persoonsgegevens die verwerkt worden door de verschillende entiteiten van Attentia en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van alle (potentiële) klantenrelaties en het gebruik van onze websites, applicaties en kantoren.

 

1. Wat is het wettelijk kader?

2. Attentia juridische entiteiten

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Attentia over u?

4. Om welke redenen verwerkt Attentia persoonsgegevens?

5. Op welke juridische grond baseert Attentia zich voor de verwerking van persoonsgegevens?

6. Kwalificeert Attentia als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker?

7. Met welke derde partijen worden persoonsgegevens gedeeld?

8. Wat zijn uw rechten?

9. Hoe lang houdt Attentia uw persoonsgegevens bij?

10. Hoe beveiligt Attentia uw persoonsgegevens?

11. Links naar andere websites

12. Contacteer ons

13. Laatste update van deze privacyverklaring

 

 

1. Wat is het wettelijk kader?

Attentia verwerkt persoonsgegevens conform de wettelijke vereisten vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), beter bekend als de General Data Protection Regulation of “GDPR”, en de Belgische wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Gezien alle juridische entiteiten van Attentia gevestigd zijn binnen de Europese Economische Ruimte ("EER"), is de AVG van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens die plaatsvinden in de context van onze dienstverleningen.

 

2. Attentia juridische entiteiten

De juridische entiteiten van Attentia bieden uiteenlopende diensten aan in het kader waarvan persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden. Hieronder vindt u een overzicht van onze juridische entiteiten:

 

Entiteit Adres Ondernemingsnummer BTW-nummer
ATTENTIA nv Keizer Karellaan 584
1082 Sint-Agatha-Berchem
462.975.357 BE 0462 975 357
ATTENTIA
preventie & bescherming vzw
Keizer Karellaan 584, bus 1
1082 Sint-Agatha-Berchem
409.440.463 BE 0409 440 463
ATTENTIA corporate vzw Keizer Karellaan 584, bus 4
1082 Sint-Agatha-Berchem
406.633.995 BE 0406 633 995
ATTENTIA sociaal secretariaat vzw Keizer Karellaan 584, bus 2
1082 Sint-Agatha-Berchem
406.607.271 BE 0406 607 271
Krekelbergh - ATTENTIA sociaal kantoor nv Hoogleedsesteenweg 348
8800 Roeselare
421.457.179 BE 0421 457 179
Brussels Aviation Medical bv Luchthaven Brussel
Nationaal gebouw 26
1930 Zaventem
886.963.545 BE 0886 963 545

 

3. Welke persoonsgegevens verwerkt Attentia over u?

Onder “persoonsgegevens” begrijpt Attentia alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”), conform de definitie in artikel 4 van de AVG.

Afhankelijk van de specifieke dienstverlening verzamelt Attentia voornamelijk de volgende categorieën van persoonsgegevens.

  • Identificatiegegevens

Dit zijn gegevens die het mogelijk maken u te identificeren in het kader van onze dienstverlening. Voorbeelden: naam, voornaam, titel, rijksregisternummer…

  • Contactgegevens

Dit zijn gegevens die het mogelijk maken om met u contact op te nemen. Voorbeelden: telefoonnummer, e-mailadres, adres…

  • Financiële gegevens

Dit zijn gegevens die betrekking hebben op uw financiële situatie. Attentia maakt voornamelijk gebruik van deze gegevens in het kader van de loonberekening en aanverwante activiteiten en activiteiten met betrekking tot bonusoptimalisatie. Voorbeelden: loongegevens, bankrekeningnummer…

  • Samenstelling van het gezin

Dit zijn gegevens over uw familiale situatie. Attentia maakt voornamelijk gebruik van deze gegevens in het kader van de loonberekening en de berekening van de aangiftes. Voorbeelden: personen ten laste, burgerlijke staat…

  • Persoonlijke kenmerken

Voorbeelden van dergelijke persoonsgegevens zijn leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit…

  • Opleiding en vorming

Dit zijn gegevens met betrekking tot de door u gevolgde opleidingen. Voorbeelden: diploma’s, getuigschriften, certificaten…

  • Beroep en betrekking

Dit zijn gegevens met betrekking tot job en functie. Voorbeelden: loopbaan, beroepsbekwaamheid, huidig beroep, professionele ervaring…

  • Medische gegevens

Dit zijn gegevens met betrekking tot gezondheid. Deze gegevens worden voornamelijk verzameld in het kader van onze diensten als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.

  • Gegevens met betrekking tot surfgedrag

Dit zijn gegevens die inzicht geven in hoe onze website bezoekers op de Attentia website navigeren. Voorbeelden: cookies en andere tracking technologieën.

 

4. Om welke redenen verwerkt Attentia persoonsgegevens?

Attentia verzamelt en gebruikt persoonsgegevens enkel voor specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en zal persoonsgegevens niet gebruiken op een met die doeleinden onverenigbare wijze.

De voornaamste doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens zijn:

  • Het organiseren en uitvoeren van onze brede waaier aan diensten.

Voor de uitvoering van de verschillende diensten verwerkt Attentia op grote schaal persoonsgegevens van werknemers van haar klanten, zowel in het kader van de dienstverlening als sociaal secretariaat, als in het kader van de dienstverlening externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de gevraagde diensten te kunnen verlenen en zijn telkens beperkt tot de minimaal noodzakelijke gegevens.

  • Het optimaliseren van onze dienstverlening.

Attentia verzamelt nu en dan feedback van haar klanten over de uitgevoerde diensten teneinde de dienstverlening verder te optimaliseren in de toekomst.

  • Het verschaffen van informatie naar aanleiding van vragen en verzoeken.

Attentia maakt gebruik van de door u verschafte gegevens (verzameld via, onder andere, de contactformulieren op de website) om u zo goed en zo snel mogelijk de door jou aangevraagde informatie te bezorgen.

  • Het organiseren van sales- en marketingcampagnes.

Attentia maakt gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van de organisatie van sales- en marketingcampagnes, waarbij Attentia er uiteraard over waakt dat de nodige toestemming zijn bekomen om u te contacteren in het kader van dergelijke campagnes of kunnen steunen op ons gerechtvaardigd belang.

  • Het aanwerven van professionals om ons team te versterken.

Attentia maakt gebruik van de door u verstrekte informatie (voornamelijk identificatiegegevens en contactgegevens) in het kader van een sollicitatieproces om te kunnen evalueren of u een goede ‘match’ vormt met het bedrijf en om een goede voortgang van het sollicitatieproces te kunnen garanderen.

  • Het garanderen van een veilige dienstverlening.

Attentia verwerkt uw persoonsgegevens om de toegangsbeveiliging tot de kantoorgebouwen te organiseren, de beveiliging van onze IT- en netwerkomgeving te optimaliseren en een veilige en goed functionerende dienstverlening aan te bieden.

  • Het vervullen van wettelijke verplichtingen, zowel als dienstverlener als werkgever.

Attentia verwerkt bepaalde persoonsgegevens om aan haar wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, o.a. als werkgever, als sociaal secretariaat en als externe dienst voor preventie & bescherming op het werk.

 

5. Op welke juridische grond baseert Attentia zich voor de verwerking van persoonsgegevens?

De juridische grond op basis waarvan Attentia persoonsgegevens verwerkt, kan verschillen naargelang het specifieke scenario waarin persoonsgegevens door Attentia worden verzameld en verwerkt.

Voor de gewone categorieën van persoonsgegevens (de categorieën van persoonsgegevens die niet behoren tot de categorieën opgesomd in artikel 9 en 10 AVG):

 

Verwerkingsgrond

Voorbeelden

Toestemming (art. 6(1)(a) AVG)

  • Voor het uitsturen van direct marketing communicatie naar contactpersonen bij (potentiële) klanten verwerkt Attentia persoonsgegevens van deze contactpersonen op basis van hun geïnformeerde, specifieke, vrije en ondubbelzinnige toestemming.

Noodzakelijk voor de uitvoering van een contract (art. 6(1)(b) AVG)

  • In het kader van de diensten als sociaal secretariaat verwerkt Attentia persoonsgegevens van medewerkers van haar klanten op basis van de noodzakelijkheid voor de uitvoering van het contract met de klant.

Noodzakelijk voor het vervullen van onze wettelijke verplichtingen (art. 6(1)(c) AVG)

  • In het kader van de diensten als sociaal secretariaat verwerkt Attentia persoonsgegevens van betrokkenen op basis van enkele wettelijke verplichtingen die zijn opgenomen in de wetgeving ter zake (artikel 48 van het KB van 1 juli 2006).
  • In het kader van de diensten als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk verwerkt Attentia persoonsgegevens van medewerkers van haar klanten op basis van wettelijke verplichtingen die zijn opgenomen in de codex over het welzijn op het werk.

Op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 6(1)(f) AVG)

  • Voor het uitsturen van direct marketing communicatie naar contactpersonen bij bestaande klanten in verband met gelijkaardige diensten of producten die zij bij Attentia hebben aangekocht, is het mogelijk dat Attentia persoonsgegevens van deze contactpersonen verwerkt op basis van gerechtvaardigde belangen.

 

Voor de speciale categorieën van persoonsgegevens (de categorieën van persoonsgegevens die worden opgesomd in artikel 9 en 10 AVG):

Verwerkingsgrond

Voorbeelden

Noodzakelijk voor de uitvoering van verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht en socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht (art. 9 (2)(b) AVG)

  • Het verwerken van speciale categorieën van persoonsgegevens door Attentia als erkende dienst voor preventie en bescherming op het werk wordt wettelijk geregeld door de Codex Welzijn op het Werk. Persoonsgegevens worden door Attentia dus rechtmatig verwerkt op basis van bepalingen in het toepasselijke arbeidsrecht.

Noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of arbeidsgeneeskunde, voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer, medische diagnosen (art. 9 (2)(h) AVG)

  • Het verwerken van speciale categorieën van persoonsgegevens door Attentia als erkende dienst voor preventie en bescherming op het werk voor de bepaling van de arbeidsgeschiktheid wordt wettelijk geregeld door de Codex Welzijn op het Werk. Persoonsgegevens worden door Attentia dus rechtmatig verwerkt op basis van bepalingen in het toepasselijke arbeidsrecht.

 

6. Kwalificeert Attentia als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker?

In het kader van de verschillende activiteiten wordt Attentia, naargelang de situatie en de specifieke dienstverlening, gekwalificeerd als verwerkingsverantwoordelijke, dan wel als verwerker van persoonsgegevens.

Als erkend sociaal secretariaat kwalificeert Attentia steeds als verwerker voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers van klanten.

Als externe dienst voor preventie & bescherming kwalificeert Attentia steeds als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers van klanten.

In het kader van de andere diensten kwalificeert Attentia, afhankelijk van de specifieke verwerkingsactiviteit, hetzij als verwerkingsverantwoordelijke, hetzij als verwerker.

 

7. Met welke derde partijen worden persoonsgegevens gedeeld?

Attentia geeft uw persoonsgegevens enkel door aan derde partijen in de volgende gevallen:

  • Indien de doorgifte van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening;
  • Indien er op Attentia een wettelijke verplichting rust om persoonsgegevens door te geven;
  • Indien een uitdrukkelijk mandaat werd gegeven door onze klanten en/of betrokken individuen voor een specifieke doorgifte van hun persoonsgegevens.

Hieronder sommen we de voornaamste ontvangers van persoonsgegevens op.

7.1.       Andere juridische entiteiten van Attentia

Indien een werkgever beroep doet op de diensten van een juridische entiteit van Attentia in het kader waarvan persoonsgegevens van zijn medewerkers verwerkt worden, en deze werkgever wenst ook gebruik te maken van de diensten van een andere juridische entiteit van Attentia kan deze werkgever aan de desbetreffende juridische entiteit waarvan hij diensten afneemt de instructie geven om de persoonsgegevens van zijn medewerkers door te geven aan de andere juridische entiteit van Attentia. Dit met het oog op een vlottere dienstverlening.

7.2.       Dienstverleners

Attentia doet op haar beurt beroep op enkele dienstverleners voor bepaalde aspecten van de dienstverlening. Een voorbeeld hiervan is onze IT-infrastructuur leverancier. Persoonsgegevens die in het kader daarvan gedeeld worden met deze dienstverleners worden door hen enkel en alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor Attentia ze verwerkt in opdracht van haar klanten.

7.3.       Overheidsinstellingen

In het kader van verschillende diensten die Attentia aanbiedt, is Attentia verplicht persoonsgegevens door te geven aan overheidsinstanties. Voorbeelden zijn de instellingen van Sociale Zekerheid en de FOD Financiën.

7.4.       Andere derden

In andere gevallen geeft Attentia persoonsgegevens van medewerkers van klanten enkel en alleen door aan derde partijen indien een uitdrukkelijk mandaat werd gegeven door onze klanten en/of betrokken individuen voor een specifieke doorgifte van hun persoonsgegevens.

7.5.       Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

In het geval dat persoonsgegevens dienen te worden doorgegeven naar een derde partij buiten de EER past Attentia de regels inzake de internationale doorgifte van persoonsgegevens toe in lijn met de bepalingen van de AVG.

 

8. Wat zijn uw rechten?

Onder de AVG hebben individuen verschillende rechten om zelf de controle te houden over het gebruik van hun persoonsgegevens. Gehoor geven aan mensen die deze rechten uitoefenen, draagt bij aan een gezond en gestructureerd gegevensbeschermingsbeleid en aan een sterk vertrouwen van onze klanten en hun medewerkers in het AVG-programma van Attentia.

Wel is het zo dat Attentia, in het kader van specifieke dienstverleningen, vaak optreedt als verwerker van persoonsgegevens onder de AVG, terwijl de klant zelf optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval zal Attentia uw verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens doorverwijzen naar de desbetreffende verwerkingsverantwoordelijke.

Indien u één van onderstaande rechten wenst uit te oefenen, kan u hiervoor contact opnemen met onze DPO via privacy@attentia.be of per brief via:

ATTENTIA

Ter attentie van de Data Protection Officer

Sluisweg 1 bus 2, 9000 Gent

België

OPGELET! Aangezien Attentia in elk geval wil vermijden uw persoonsgegevens openbaar te maken aan de verkeerde persoon, wordt bij elk verzoek gevraagd om een correcte identificatie van de betrokkene. Daarom vraagt Attentia u om bij uw verzoek ook een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer zwart.

8.1.       Recht van inzage

U heeft het recht om bij Attentia na te vragen of Attentia uw persoonsgegevens verwerkt en, als dat het geval is, om die gegevens in te kijken en bijkomende informatie te ontvangen over:

  • de doeleinden waarvoor Attentia deze persoonsgegevens verwerkt;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers (indien uw gegevens effectief aan andere partijen worden bezorgd);
  • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
  • de informatie waarover Attentia beschikt over de bron van de gegevens indien Attentia persoonsgegevens via een derde verkrijgen;
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

 

Bij aanvraag ontvangt u een gratis kopie van de verwerkte gegevens. Een administratieve kost zal worden aangerekend voor elke bijkomende kopie die wordt aangevraagd.

8.2.       Recht op rectificatie

Indien u vaststelt dat de persoonsgegevens die door Attentia worden verwerkt onvolledig, foutief, of verouderd zijn, heeft u het recht dit te laten rechtzetten.

8.3.       Recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’)

De AVG voorziet ook in het recht om uw persoonsgegevens die Attentia verwerkt te laten verwijderen. Dergelijk verzoek kunt u indienen in de volgende omstandigheden:

  • Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Attentia;
  • U trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Attentia zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
  • U maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Attentia;
  • Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • Uw persoonsgegevens werden verzameld toen u nog minderjarig was.

Opgelet! Wanneer de verwerking van uw gegevens noodzakelijk is in het kader van een gerechtelijk onderzoek, kan uw verzoek om uw persoonsgegevens te wissen niet worden uitgevoerd. Indien gewenst, zal Attentia u daar verder over informeren.

8.4.       Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken indien één van de volgende elementen van toepassing is:

  • U betwist de juistheid van uw persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Attentia in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebruik ervan;
  • zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoekt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;

8.5.       Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens op te vragen en in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt aan Attentia, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen is dit recht niet van toepassing, bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens door Attentia gebeurt op basis van een wettelijke verplichting.

8.6.       Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Attentia of in het kader van het algemeen belang.

Dit is bijvoorbeeld het geval indien Attentia u op basis van gerechtvaardigde belangen direct marketing communicatie toestuurt voor gelijkaardige producten of diensten die u reeds bij Attentia heeft aangekocht en u deze informatie niet langer wenst te ontvangen.

 

9. Hoe lang houdt Attentia uw persoonsgegevens bij?

Zowel in het kader van de diensten als sociaal secretariaat als in het kader van de diensten als externe dienst voor preventie & bescherming dient Attentia de wettelijke bepalingen inzake het bewaren van persoonsgegevens na te leven.

De specifieke wettelijke verplichtingen omtrent het bewaren van persoonsgegevens als erkend sociaal secretariaat is terug te vinden in het artikel 48 van het KB van 1 juli 2006.

De specifieke wettelijke verplichtingen omtrent het bewaren van persoonsgegevens als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk zijn terug te vinden in de Codex Welzijn op het Werk.

In het kader van onze andere diensten hanteert Attentia het algemeen principe en houden we persoonsgegevens slechts zo lang bij als nodig om de doelstellingen waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld te bereiken.

 

10. Hoe beveiligt Attentia uw persoonsgegevens?

Attentia voorziet gepaste technische en organisatorische maatregelen om alle persoonsgegevens die worden verwerkt correct te beschermen tegen toevallige, onwettige of ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging, toegang, bekendmaking of gebruik.

Binnen Attentia zijn zowel een Data Protection Officer als een Information Security Officer aangesteld die het niveau van beveiliging van persoonsgegevens monitoren en verder optimaliseren. Op aanvraag kan aan onze klanten meer informatie worden bezorgd over de concrete beveiligingsmaatregelen die Attentia neemt ter bescherming van persoonsgegevens.

 

11. Links naar andere websites

De Attentia website kan links bevatten naar websites die worden beheerd door andere ondernemingen die geen deel uitmaken van Attentia. Attentia is in geen geval verantwoordelijkheid voor de inhoud van deze websites, noch voor enige verwerking van persoonsgegevens door derde partijen die deze websites beheren.

 

12. Contacteer ons

Voor alle vragen rond de verwerking van persoonsgegevens door Attentia kunt u ons contacteren via privacy@attentia.be. Onze Data Protection Officer zal uw vraag met de nodige aandacht bekijken en, waar mogelijk, u de gevraagde informatie verschaffen.

 

13. Laatste update van deze privacyverklaring

December 2021

2022 ©
Attentia
Privacyregeling | Disclaimer