Met de historisch hoge prijzen aan de pomp, krijgen we vaak de vraag van onze klanten of ze hun werknemers tijdelijk of permanent méér vergoeding kunnen geven voor hun woon-werkverkeer. Het korte antwoord op deze vraag is: ja, dat kan. Meer betalen dan wat sectoraal is bepaald, mag altijd. Maar toch zijn er enkele zaken om rekening mee te houden. We lijsten ze hieronder voor je op.

 

Vrijstelling van RSZ-bijdragen 

De vergoeding woon-werkverkeer is vaak gebaseerd op de sectorale of interprofessionele tabellen. Je kan als werkgever beslissen om meer te geven dan in deze tabellen bepaald is. Wil je echter vrijgesteld blijven van RSZ-bijdragen, dan mag de vergoeding niet meer bedragen dan 0,4170 euro per kilometer. Dit maximumbedrag wordt jaarlijks op 1 juli herzien en geldt dus in principe tot 30 juni 2023. 

 

Een tijdje geleden kondigde de regering wel een nieuw Koninklijk Besluit aan waarin zou worden bepaald dat dit maximumbedrag voortaan elk kwartaal zou worden herzien en dit voor het eerst op 1 oktober 2022. Voorlopig is het nog koffiedik kijken wanneer dit KB daadwerkelijk zal worden gepubliceerd.  

 

Let op! Om vrijgesteld te zijn van RSZ, mag de vergoeding woon-werkverkeer niet forfaitair worden toegekend. Het bedrag dat de werknemer krijgt moet altijd gerelateerd zijn aan daadwerkelijk afgelegde kilometers.  

 

Fiscale vrijstelling 

Indien de vergoeding woon-werkverkeer de grens van 430 euro per jaar (of 35,8 euro per maand) overschrijdt, dan is er bedrijfsvoorheffing/personenbelasting verschuldigd over het gedeelte boven de grens. Dit is ook enkel van toepassing wanneer de werknemer zijn eigen vervoersmiddel (wagen, motor, scooter, …) gebruikt om van en naar de vaste tewerkstellingsplaats te reizen.  
Ook dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. 

 

Fietsvergoeding  

Een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer is vrijgesteld van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing, zolang deze niet meer bedraagt dan 0,25 euro per kilometer.  

 

Abonnement voor trein-tram-bus-metro 

De werkgeverstussenkomst voor een abonnement op het openbaar vervoer is zonder meer vrijgesteld van RSZ-bijdragen. Hier is er dus geen maximumbedrag. Bovendien kan de terugbetaling van een abonnement naast een fietsvergoeding worden gegeven, zolang de fietsvergoeding niet over dezelfde deelafstand van het woon-werktraject gaat.  

 

Bijvoorbeeld: je medewerker fietst van zijn huis naar het station, neemt zijn plooifiets mee op de trein, en fietst vervolgens van het station naar het werk. Dan kan je hem een fietsvergoeding geven voor de kilometers die hij fietst naar het station en naar het werk, boven op een terugbetaling van zijn treinabonnement. 

 

Tankkaart of bonus 

We krijgen ook regelmatig de vraag van werkgevers of ze hun medewerkers een tankkaart kunnen aanbieden om deze moeilijke tijden te overbruggen. Wanneer de tankkaart niet gepaard gaat met een bedrijfswagen, is dit echter geen goed idee. Dit wordt immers een pak zwaarder belast en onderworpen aan RSZ-bijdragen dan een tankkaart voor medewerkers mét een bedrijfswagen.  

Hetzelfde geldt voor een bonus of premie: dat raden we ook af, omdat dit te duur is voor de werkgever en het voordeel voor je medewerker beperkt blijft. 

 

Overeenkomst 

Wil je een tijdelijke maatregel nemen om je medewerkers meer woon-werkvergoeding te geven, zolang de prijzen niet onder een bepaalde minimumgrens duiken en/of voor een bepaalde periode? Dan doe je er goed aan om deze voorwaarden en/of de termijn duidelijk te vermelden in een overeenkomst (individueel of op bedrijfsvlak). Zo kan er later geen discussie zijn wanneer je als werkgever zou beslissen om de vergoeding opnieuw te verlagen. Goede afspraken maken goede vrienden.