Hebben evaluatiegesprekken nog zin?

Dit artikel verscheen in HR-square 149

De cyclus van jaarlijkse evaluatiegesprekken is een proces dat heel wat energie kost, om van de administratieve last  nog maar te zwijgen. Reken maar uit hoeveel tijd het kost van een manager met, bijvoorbeeld 10 direct reports: gesprekken voorbereiden, gesprek houden, verslag maken.

"De Grote Baas Enquête van Vlerick en Attentia maakte het onlangs pijnlijk duidelijk: noch manager noch medewerker geloven dat de motivatie of productiviteit stijgt door deze evaluatiegesprekken."

Tijd dus om stil te staan bij enkele pijnpunten van onze performance cyclus en keuzes te durven maken.

Een jaar is lang voor veel organisaties. De doelstellingen die men in januari voorop stelt zijn in december lang niet meer even relevant. Omdat onze omgeving snel verandert, klanten nieuwe behoeften hebben, concurrenten niet stil zitten, is het zeker zinvol om na te denken over een relevante performance cyclus. Zo zal je ook veel korter op de bal kunnen spelen om medewerkers te belonen voor positieve resultaten, of aan te spreken op waar het fout ging. Dat werkt voor hen veel motiverender.

Wat gebeurt er met die zorgvuldig voorbereide evaluatiegesprekken? Worden die bij de manager bewaard? Gaat er een kopie naar HR? Maar, nog belangrijker, wie verzekert de opvolging van de gemaakte afspraken?  Niets is immers demotiverender dan na een jaar te moeten vaststellen dat er – ondanks ongetwijfeld goede bedoelingen – niets is terecht gekomen van de voorziene training of on-the-job begeleiding.

Bestaat er, naast het formele proces, een informele feedback cultuur in je organisatie? Geeft men gemakkelijk een figuurlijk schouderklopje, durft men benoemen wat niet OK is ? Een continue feedback cultuur zorgt ervoor dat de organisatie, een team of een individu zichzelf continu bijschaaft. Hierdoor ontstaat een performante bedrijfscultuur.

Als de organisatie zijn huiswerk goed heeft gemaakt, dan zijn de bedrijfsdoelstellingen duidelijk, en worden daar de teamdoelstellingen en individuele doelstellingen van afgeleid. Het is belangrijk om individuele doelstellingen te formuleren waar je als medewerker voldoende impact op hebt. Afgerekend worden op een doelstelling die je niet in de hand hebt, werkt contra productief.

Evalueer het evaluatiesysteem. Wordt er gemeten in welke mate de performantie van de organisatie toeneemt? Weet je hoeveel % van de doelstellingen werd behaald? Neemt dit % toe?
Probeer inzicht te krijgen in de performantie van je evaluatiesysteem, en durf het systeem in vraag te stellen wanneer het onvoldoende effectief is. Bovenstaande vragen kunnen dan helpen om het systeem te optimaliseren.