Alles wettelijk in orde om thuis te werken?

Om de verdere uitbraak van het COVID-19-virus te verkleinen, heeft de overheid diverse maatregelen getroffen. Zo is er onder meer de aanbeveling om zoveel mogelijk thuis te werken en zich niet onnodig naar de werkplek te verplaatsen. Als bedrijf is het cruciaal dat u in deze periode de richtlijnen van de overheid strikt volgt. Maar waarmee moet u dan rekening houden wanneer uw medewerkers onverwacht telewerken? Wat is het wettelijk kader? We zetten het even op een rij. 

1. Maak duidelijke afspraken 

In principe kunt u als werkgever niet eenzijdig wijzigingen aanbrengen in de arbeidsovereenkomst. Omgekeerd kan een medewerker dat ook niet doen.  Door het uitzonderlijke kader dat de overheid heeft gecreëerd naar aanleiding van het COVID-19-virus, kan u als werkgever aan uw werknemer wel vragen om enige flexibiliteit aan de dag te leggen. Ook wat betreft de functie-invulling kunt u als werkgever een (licht) afwijkend takenpakket voorstellen als gevolg van de corona-maatregelen.  
 
Stel dat uw medewerker thuis niet hetzelfde werk kan uitvoeren als op de werkvloer, dan kan u de werknemer vragen om andere taken uit te voeren. Zo kunt u waar mogelijk toch medewerkers aan het werk houden in plaats van ze op tijdelijke werkloosheid te moeten plaatsen. Let wel, indien de werknemer expliciet weigert en er geen onderling akkoord mogelijk is raden we aan om toch tijdelijke werkloosheid aan te vragen. Indien er wel een akkoord is, kan dit best in een addendum aan de arbeidsovereenkomst vastgelegd worden. 

Maak ook heldere afspraken over de tijdsindeling. Medewerkers moeten de globale arbeidsduur uit het contract naleven. Maar in deze omstandigheden mag dat uiteraard flexibel en hoeft het niet altijd volgens het vaste uurrooster. Maar maak daarover duidelijke afspraken met uw medewerkers, zodat het duidelijk is wie wanneer precies aan de slag is. 

2. Wat moet u voorzien? 

Als u thuiswerk invoert, moet u als werkgever de nodige technische ondersteuning voorzien zodat de medewerker thuis kan werken. Concreet is dit bijvoorbeeld een ICT-helpdesk voorzien die de medewerkers kunnen contacteren bij eventuele problemen met hard- en software. Daarnaast is er het materiaal. Een laptop is logisch. Andere randapparaten (een groot scherm, scanner, printer, …) zijn niet verplicht, maar helpen soms wel om zich ergonomisch gezien beter te installeren. Sommige bedrijven stellen aan de medewerkers voor om zelfs hun bureaustoel vanop kantoor te komen halen om thuis comfortabeler te werken. Opgelet: stel een inventaris op van wie wat heeft meegenomen, zodat er geen zaken verdwijnen.  

3. Neem preventiemaatregelen 

Een wettelijke verplichting voor de werkgever is dat hij ervoor moet zorgen dat de medewerkers hun taak veilig kunnen uitvoeren. Om risico’s te voorkomen - fysieke en psychische - heeft elke werkgever een dienst preventie en bescherming op het werk. Een van de preventiemaatregelen om het werk veilig uit te voeren in het kader van corona, is thuiswerk organiseren. Een werkgever dit nu geen inspanning levert om de gezondheidsrisico’s te verkleinen, kan gerechtelijk vervolgd worden. 

Omgekeerd heeft de werknemer ook enkele verplichtingen. Onder meer – zeker in deze situatie – geen schade aan anderen toebrengen. Dus wie ondanks de aanbevelingen om thuis te werken toch naar kantoor gaat als dat niet nodig is vanuit zijn functie, vormt een groot risico. Zeker als de medewerker besmet zou zijn. Een medewerker die de opgelegde maatregelen niet volgt, kan niet vervolgd worden. Maar het kan wel een reden zijn voor ontslag om dringende redenen.  

4. Hoe ben ik snel in orde met de wetgeving?  

De snelste manier om wettelijk in orde te zijn, is door een addendum aan de individuele arbeidsovereenkomst toe te voegen. Hierin somt u alle rechten en plichten op en ook de tijdsduur (voorlopig geldt de aanbeveling van de overheid tot 5 april, maar dat kan eventueel verlengd worden). Beide partijen (werkgever en medewerker) moeten dit individueel ondertekenen. Via digitale tools zoals DOTS Document Management kan dit efficiënt en op digitale wijze opgevolgd worden. 

Waarom dan geen aanpassing in arbeidsreglement gebruiken? Dat kan uiteraard ook, maar de goedkeuringsprocedure is omslachtiger. In bedrijven zonder vakbondsafvaardiging moet het reglement met de wijzigingen verplicht 15 dagen uithangen op de werkvloer zodat iedereen dit kan lezen en opmerkingen kan doorgeven. Maar gezien de meesten nu verplicht thuiswerken is dit in deze situatie veel moeilijker en weinig praktisch. Het is daarbij ook niet wettelijk verplicht.  

5. Moet ik voor thuiswerkers compensaties voorzien? 

Een compensatie kan, maar is zeker niet verplicht. Als bedrijf moet u goed nadenken over uw beleid ‘kosten eigen aan de werkgever’. Het is immers een complexe materie en berekening. Zeker omdat de fiscus en de RSZ soms niet altijd op dezelfde lijn staan. Het risico bestaat dat als u te veel geeft, de RSZ de kostenvergoeding herkwalificeert als loon waarop ook RSZ en bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn.  

Bij de fiscus kan u hiervoor op voorhand toestemming vragen. Dat kan via de zogenaamde ruling procedure. Normaal duurt die maanden, maar door deze uitzonderlijke situatie is er nu een snelprocedure om aanvragen over dergelijke onkostenvergoedingen goed te keuren.  

• Ontdek hier hoe Attentia u helpt bij het opstellen van dit specifiek addendum. 
• Contacteer ons voor meer algemeen juridisch advies over thuiswerken ten tijde van corona. 
• Geen kaas gegeten van de ruling procedure? Onze experten helpen u verder.  
• Nog vragen over corona en HR-ondersteuning.