Primaire tabs

U bent hier

10 tips voor efficiënte vergaderingen op afstand

Tips voor een efficiënte vergadering op afstand

De meeste bedrijven hebben door de uitbraak van de COVID-19-crisis geen keuze: gezondheid primeert en medewerkers moeten daarom van thuis werken. Gelukkig hoeft de workflow bij veel bedrijven daarmee niet stil te vallen. Zelfs meetings met uw medewerkers kunnen gewoon op afstand doorgaan. Maar hoe pakt u zo’n online vergaderingen het best aan? 

Conference calls, videomeetings, … De meeste bedrijven hebben deze vernieuwende manier van vergaderen intussen omarmd. Onze technologie maakt het dan ook mogelijk om van overal in te loggen en aan een meeting deel te nemen. Aangezien vergaderen op afstand tijdelijk de norm wordt, geven we u tien handige tips. 

 

1. Beperk het aantal vergaderingen 

Vergaderen is voor sommige medewerkers een fulltime bezigheid. Op kantoor hebben ze amper de tijd om even een glaasje water te halen voor de volgende meeting zich alweer aandient. Door meer op afstand te vergaderen, gaan we ons vaker afvragen of een meeting eigenlijk echt wel noodzakelijk is. U zal merken dat u heel wat dingen beter kunt oplossen door een mail te sturen of door even kort met de juiste persoon te telefoneren. 

Stel uzelf daarom altijd de vraag of een vergadering het beste communicatiemiddel is. Heeft u input van collega’s nodig of wil u gewoon informatie meedelen? In het tweede geval is het echt niet nodig om iedereen in een meeting te verzamelen. De tijd die vrijkomt, kan u voor andere dingen gebruiken. Uw productiviteit zal toenemen en het is ook gemakkelijker om het werk na de uren los te laten. 

 

2. Nodig minder deelnemers uit 

Beperk u tot het uitnodigen van de medewerkers die echt noodzakelijk zijn in de meeting. Online is het sowieso praktisch als er niet te veel mensen aan een call deelnemen. Zo vermijdt u ook dat iedereen door elkaar zou beginnen praten. Ga dus goed na wie volgens u echt een bijdrage zal leveren. Maak een vergaderverslag. Dit kunt u achteraf delen met andere medewerkers die enkel op de hoogte moeten zijn. 

Wordt u zelf uitgenodigd voor een meeting waarin u eigenlijk niets te zoeken hebt? Vraag dan of uw aanwezigheid echt vereist is en deel uw beperkte inbreng desnoods aan een andere medewerker mee.  

 

3. Stel een duidelijke agenda samen 

Wanneer een verzoek voor een meeting binnenkomt, wordt bijna altijd gevraagd om een volledig uur of zelfs langer te blokkeren. De meeste meetings hoeven echter niet zo lang te duren. Less is more, dat is voor vergaderingen op alle vlakken een goed uitgangspunt. Probeer meetings ook in de vooropgestelde tijd af te handelen door een duidelijke agenda samen te stellen. Zorg er in elk geval voor dat alle belangrijke punten besproken worden en dat iedereen na de meeting weet wat van hem of haar verwacht wordt. 

 

4. Maak het ook een beetje gezellig 

Deze tip is vooral in COVID-19-tijden heel belangrijk. Aangezien veel mensen een hele dag thuis geïsoleerd zitten te werken, vormt een online meeting een belangrijk moment van sociaal contact. Val daarom niet met de deur in huis, maar vraag iedereen even hoe het ermee gaat. Tijd voor een grapje tussendoor moet ook zeker kunnen. 

 

5. Kies voor een rustig plekje 

Een vergadering op kantoor vindt meestal in een afgesloten ruimte plaats. Bij een vergadering op afstand is het de verantwoordelijkheid van iedere deelnemer om zich op een rustige plaats te zetten. Bedenk dat achtergrondlawaai in uw omgeving ook hoorbaar is voor uw vergaderpartners en dat dit echt storend kan zijn. Bent u niet alleen thuis? Zeg uw huisgenoten dan op voorhand dat u in vergadering bent. 

Bij een videomeeting is het ook een goed idee om even na te denken over wat er allemaal in beeld te zien is. Vermijd bijvoorbeeld dat de camera overbelicht wordt of dat er op de achtergrond voortdurend kinderen of andere huisgenoten door het beeld wandelen. 

 

6. Gebruik een headset 

Mogelijk bent u niet als enige in uw huis aan het werken. Om zelf niemand te storen, gebruikt u best een headset. Zo moeten anderen niet meeluisteren en lijkt het voor hen alsof u gewoon aan het telefoneren bent. Zelf gaat u op die manier ook minder afgeleid zijn door achtergrondgeluiden. 

 

7. Zorg dat alle technologie goed werkt 

Een online vergadering vraagt in de eerste plaats een stabiele internetverbinding. Het is niet leuk voor andere deelnemers als u constant uit de virtuele vergaderruimte vliegt en terug toegang moet vragen. Probeer ook tools te gebruiken die bij uw medewerkers bekend zijn. Zo vermijdt u alvast onnodig tijdverlies en stress wanneer andere deelnemers proberen in te loggen. 

 

8. Audio is belangrijker dan video 

Verwacht u dat iedere deelnemer in beeld komt? Zeg dat dan voor de vergadering begint. Maar hou er wel rekening mee dat audio vaak al voldoende is om efficiënt te vergaderen. Veel mensen voelen zich voor de camera niet comfortabel. Het is dus beter om er gewoon voor te zorgen dat iedereen elkaar goed kan verstaan. Wie niet aan het woord is, kan z’n microfoon ook best even uitzetten. Zo gaat u andere sprekers nog minder storen met geluiden, bijvoorbeeld als je notities neemt. 

 

9. Duid een gespreksleider aan 

Soms is op voorhand duidelijk wie de vergadering leidt, maar dat is niet altijd het geval. Net zoals op kantoor heeft u een dirigent nodig die de agenda opvolgt en de juiste vragen stelt. Deze persoon zorgt er ook voor dat iedereen de kans krijgt om aan het woord te komen. Meer nog dan bij een fysieke vergadering dreigen stillere medewerkers op de achtergrond te verdwijnen. Met een goede gespreksleider komt ieder agendapunt aan bod, worden goede afspraken gemaakt en verloopt een vergadering netjes binnen het afgesproken tijdschema. 

 

10. Maak van een call gebruik om te bewegen 

We zitten al een hele dag op een stoel te werken. Op kantoor moeten we ons tenminste nog naar de vergaderruimte verplaatsen of hebben we de gelegenheid om eens wandelend te vergaderen. Thuis zijn onze mogelijkheden om te bewegen beperkt. Overtuig uw medewerkers dus om tijdens een online vergadering even recht te staan of zelfs rond te wandelen. Met een headset is dit perfect mogelijk, natuurlijk alleen op voorwaarde dat dit de meeting niet verstoort. 

 

Tips voor een efficiënte vergadering op afstand

De actuele informatie voor HR & Well-being rond COVID-19?

U vindt alle laatste informatie rond het coronavirus hier terug.

Categorieën

Attentia helpt deze klanten bij het bouwen aan succes

  • Virginie Kaye
  • Kris Lefebure
  • Helga Kunert
  • Nathalie Surmon
  • Raymond Bellemans
  • Reginald Verweire
  • Matthieu Spruytte
  • Stijn Broucke
  • Aeke Van Den Broeke, HR-Manager
  • Geert Polfliet
  • Peter Van Rooy
  • Jan Heyvaert
  • Erik Debackere
  • Fabrice Langrand
  • Jean-Benoît Scheen
  • Jean-Philippe Ferette & Nathalie Vantieghem
  • Werner Van Der Vurst
  • Eiman El Hmoud & Dankwaart Leen
  • Georg Kelleter
  • Kathleen De Batselier
  • Guillaume Brunin
  • Gary Vercammen
  • Ivo Pareyns
  • Erik Martens
  • Veronique Vogeleer
  • Marc Van Breda
  • Wouter Benoit & Vincent Yserbyt
  • Nathalie Bleyenberg
  • Jeroen Vermeire