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Une visite de l’inspection sociale? Aucune raison de paniquer!

Sociale inspectie over de vloer? Geen reden tot paniek

En tant qu’entrepreneur, vous aurez droit, tôt ou tard, à un contrôle de la part de l’inspection sociale. En plus des contrôles quotidiens qu’effectue ce service, l’inspection sociale procède également à des contrôles-flash. Pendant un mois, elle se focalise alors sur un secteur spécifique ou, comme c’est le cas actuellement avec le COVID-19, sur le respect des règles en mode télétravail. Bien que de tels contrôles peuvent avoir des conséquences non négligeables, il n’y a aucune raison d’en avoir peur. 

Mieux vaut s’être bien préparé. Cela vous permettra d’être parfaitement à l’aise lors de vos échanges avec l’inspecteur. Qu’importe dès lors que le contrôle soit ou non annoncé — la fameuse “descente”. Voici en tout cas quelques conseils importants. 

  

1. Anticipez un possible contrôle

N’attendez pas que l’inspecteur soit devant votre porte. Il est préférable de confier à un expert le soin de procéder régulièrement à une analyse de votre entreprise, en l’abordant sous l’angle des lois sociales. Vous appliquerez ainsi une démarche volontariste en matière de politique sociale et vous prendrez davantage conscience des risques potentiels auxquels vous-même et votre personnel êtes exposés. Il ne s’agit pas toujours de risques importants mais nous constatons que de nombreuses entreprises n’ont pas toujours conscience des choses qu’elles font “mal”. En les détectant à un stade précoce, vous pourrez les résoudre avant que l’inspection ne débarque ou vous pourrez en tout cas démontrer que vous vous y êtes attelé. 

 

2. A quelle inspection avez-vous affaire?

Lorsqu’un inspecteur entre en scène (généralement par courrier ou en personne), vous devez avoir immédiatement le réflexe de vérifier l’identité du service d’inspection concerné. 

Les termes “inspection sociale” et “inspection du travail” sont en effet des appellations génériques regroupant différents services d’inspection. Les quatre services les plus connus sont les suivants: 

  • L’inspection du Contrôle des lois sociales (CLS) qui vérifie notamment si la réglementation sur le travail est bien respectée (contrôle des salaires, règlements de travail, durée de travail, travail temporaire…); 

  • L’inspection de l’ONSS qui contrôle notamment si l’employeur respecte ses obligations vis-à-vis de l’ONSS (entre autres, contrôle des indemnités, paiement de la contribution CO2 pour les voitures de société, octroi légitime de chèques-repas, travail à temps partiel, faux indépendants…); 

  • L’inspection Contrôle du Bien-Être au travail (CBT) qui contrôle le respect de la législation sur le bien-être (contrôle en cas d’accidents de travail…); 

  • L’inspection de l’ONEM qui passe en revue tous les aspects liés au chômage (temporaire) (incidents techniques, mauvaise météo…). 

Si la raison de la visite ne vous paraît pas claire, n’hésitez pas à demander à l’inspecteur concerné de vous l’expliquer.
 

3. Préparez-vous et ayez tous les documents sous la main

Si l’inspection est annoncé, l’inspecteur vous demandera en amont une série de documents. Si elle n’est pas annoncée, la nature des éléments qui font l’objet d’un contrôle est généralement rapidement établie.  

Ne paniquez pas et demandez à disposer du temps de préparation nécessaire. Vous avez tout intérêt à pouvoir engager le dialogue avec l’inspecteur en pleine connaissance de cause et en disposant des documents nécessaires. En cas de contrôle par l’Inspection du Contrôle des Lois Sociales, il s’agit essentiellement de ce qui suit: 

  • le règlement de travail (en particulier la durée de travail);
  • les conventions de travail; 
  • les comptes individuels des membres du personnel.  

Faites-vous assister par un expert. En vue de l’entretien, il pourra vous aider au sujet: 

  • des documents à tenir à jour et de ceux qui ne le nécessitent pas; 

  • des documents à produire et de ceux qui ne le nécessitent pas; 

  • des informations que vous avez intérêt à fournir et des autres que vous éviterez de donner; 

  • le type de régularisation potentielle à laquelle vous devez accéder, qu’il vous est recommandé d’accepter ou que vous feriez mieux de refuser.

Un tel expert vous aidera également à élaborer un argumentaire et un plan d’action. 

 

4. Vérifiez votre propre déclaration

Une inspection s’accompagne souvent d’un procès-verbal d’audition. Ce dernier a valeur probante notamment pour les services d’inspection, les administrations et le ministère public. Soyez-en donc bien conscient! 

Tenez dès lors un discours cohérent et exhaustif. Insistez sur le fait que les inspecteurs utilisent vos propres termes dans le procès-verbal et n’acceptez certainement pas que des mots soient placés dans votre bouche ou que des déclarations/admissions vous soient imposées. Vous pouvez toujours faire appel à votre droit au silence. Il peut même être recommandé dans certains cas. 

Relisez le procès-verbal avant de le signer. N’hésitez pas à demander une modification du texte s’il ne correspond pas à ce que vous avez déclaré. En cas de doute, mieux vaut ne pas signer le document. 

N’oubliez pas de demander une copie du procès-verbal. 

 

5. Ne faites pas obstacle au contrôle

Une inspection n’a évidemment rien d’amusant. Mais il n’est en rien judicieux de faire obstacle à un contrôle. Octroyez dès lors aux inspecteurs l’accès aux éléments et aux endroits auxquels ils ont légalement le droit d’accéder. 

Si vous faites obstacle au contrôle, l’inspection a alors la possibilité de dresser un pro justitia. Pour ce genre d’infraction, le Code pénal social prévoit une lourde sanction. Dans le pire des cas, cela peut aller jusqu’à une peine de prison ou à une amende pénale très élevée pour les personnes morales. 

 

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