Partir en voyage avec la voiture de société: attention à la car policy

Une voiture de société peut être utilisée à des fins personnelles, mais cela ne signifie pas pour autant que vos employés peuvent partir avec à l’étranger, même s’il s’agit d’une Chrysler « Grand Voyager » ou d’une Toyota « Land Cruiser »… Vous souhaitez mettre les choses au clair dès le départ avec vos employés ? La meilleure solution consiste à mentionner les règles en matière de voyage dans la car policy.

L’avantage de toute nature imposable reste inchangé même pour les voyages à l’étranger

Le but premier des voitures de société est de permettre les déplacements professionnels des employés d’une entreprise. Celles-ci sont toutefois imposées en tant qu’avantages de toute nature en raison de leur utilisation à des fins personnelles par les employés. Par utilisation à des fins personnelles, la loi entend aussi bien les déplacements domicile-lieu de travail que les déplacements purement privés (à l’étranger).

L’évaluation de cet avantage imposable est forfaitaire et est entre autres réalisée sur la base de la valeur catalogue, de la date d’immatriculation auprès de la DIV, du type de carburant et des émissions de CO2. Le nombre de kilomètres parcourus avec la voiture ne joue ici aucun rôle, et il en va de même pour les kilomètres parcourus lors d’un voyage à l’étranger. Cela signifie aussi que l’utilisation d’une voiture de société ou non pour les voyages privés n’est pas exactement stipulée par la loi.

Mentionner les règles d’utilisation dans la car policy

Vous souhaitez éviter tout malentendu avec vos employés au sujet de l’utilisation des voitures de société ? Nous vous conseillons dans ce cas de mentionner les règles en matière de voyage à l’étranger dans votre car policy. En théorie, vous pouvez interdire formellement l’utilisation des voitures de société pour effectuer des voyages à l’étranger, mais en pratique, les interdictions sont plutôt rares.

Voici quelques règles parmi les plus courantes :

• interdiction d’utiliser la carte essence à l’étranger ;
• limitation des voyages aux pays couverts par l’assurance auto (souvent les pays de l’UE) 
• limitation des passagers aux membres de la famille habitant sous le même toit.

En tant qu’employeur, vous pouvez également fixer des limites en ce qui concerne le placement d’attache-remorques, de porte-vélos, de coffres de toit, de remorques, de caravanes, etc.

Mentionnez également les mesures à prendre par les employés en cas :

• d’accident à l’étranger ;
• de vol de la voiture, de ses accessoires, de sa plaque d’immatriculation ou de ses documents officiels ;
• d’amende routière.

Sanctions

Par mesure de prévention, mieux vaut également prévoir les sanctions à appliquer en cas d’infraction aux règles par l’un de vos employés. Selon le degré de l’infraction (1er, 2e, 3e, voire 4e degré), la sanction peut aller du versement d’un dédommagement au licenciement pur et simple.

Lors de l’utilisation à des fins personnelles d’une voiture de société, l’employé endosse l’entière responsabilité des actions commises avec la voiture et dommages portés à celle-ci. Veillez toutefois à préciser quels types de dommages sont concernés par cette mesure.

Conséquences financières

Il est rare qu’un employeur demande une indemnité pour l’utilisation d’une voiture de société à l’étranger. Si vous souhaitez toutefois percevoir une telle indemnité, la car policy devra le mentionner. Dans une pareille situation, le montant versé par l’employé peut toutefois être déduit de l’avantage imposable en principe. En tant qu’employeur, l’utilisation d’une voiture de société lors d’un voyage à l’étranger n’entraîne aucune conséquence : la cotisation CO2 patronale ainsi que la déduction fiscale des coûts automobiles restent inchangées.

Il ne vous reste plus qu’à souhaiter un bon et agréable voyage à vos employés !

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