Tout ce que vous faites vous-même, vous ne le faites pas nécessairement mieux

Il est tentant de penser: “J’ai les bonnes personnes en interne. Dès lors, pourquoi demander l’aide d’un collaborateur externe ? Pourquoi devrais-je externaliser une tâche ?” Il y a pourtant plusieurs bonnes raisons qui poussent les entreprises à externaliser ou à faire appel à quelqu’un en externe.

La flexibilité est une des raisons principales. Imaginons, par exemple, que vous soyez en sous-effectif pendant une période. Un de vos collaborateurs peut être malade (de longue durée) ou des projets supplémentaires, à traiter d’urgence, peuvent s’ajouter à votre agenda. Ou encore, c’est la fin de l’année et le calcul des primes et des congés engendre un surplus de travail. Vos collaborateurs vont alors avoir une charge de travail supplémentaire. En embauchant une personne externe, vous diminuez la pression sur vos collaborateurs et optimisez le flux de travail.

Talent management et planification de la force travail

L’externalisation est une forme de talent management et de planification de la force de travail. Cela peut s’avérer très intéressant pour le recrutement et la procédure de sélection. Pour les deux parties d’ailleurs. Vous êtes très vite fixé  sur la capacité du collaborateur potentiel à s’intégrer dans le groupe, à saisir l’esprit de la société et à développer les compétences nécessaires pour exercer sa fonction. Le candidat lui, peut rapidement se rendre compte si la fonction et la culture de l’entreprise lui correspondent.

Dans le monde des ressources humaines, on s’appuie souvent sur le modèle d’Ulrich et la pyramide de Spencer pour répartir les tâches des professionnels RH. Tout en bas de cette pyramide, on retrouve les tâches quotidiennes comme la gestion administrative du personnel et des salaires. Plus haut, se trouvent les services RH (comme la formation et le recrutement) et au sommet, tout ce qui relève de la stratégie et de l’élaboration de la politique de gestion.

Quelles tâches externaliser ?

Les tâches simples sont faciles à externaliser selon ces modèles. Mais prenez les certificats médicaux par exemple. Un travailleur a de multiples manières de les faire parvenir au patron : par écrit, par téléphone, par mail, par la poste, en le scannant… Souvent, il n’y a pas un processus uniforme pour toute l’entreprise. Vous pouvez externaliser cette tâche mais nos collaborateurs vont travailler différemment.

Nous allons mettre en place un modèle uniforme et digital qui permettra une gestion plus efficace et qui évitera les pertes de temps. Nous créons donc, en tant que partenaire externe, de la valeur ajoutée pour les opérations journalières. Nous assurons une communication claire à l’aide de films, de tournées de présentation… et vous aidons à mettre ces changements en place. Nous nous rédigeons toujours des feedbacks mesurables dans les rapports.

Vous pouvez également décider d’externaliser de grands projets ou lignes directives. Vous laissez donc la partie réflexion à des spécialistes externes, compétents en la matière. Ils analysent la stratégie, s’occupent de la mise en place, prévoient des formations et quand tout est prêt, l’implémentation peut se faire directement. De cette manière, les projets peuvent être conduits de manière efficace, rapide et correcte.

Une expertise interne supplémentaire

Avec l’externalisation, vous avez une expertise supplémentaire dans votre entreprise. Grâce à leurs expériences au sein d’autres sociétés, nos consultants ont un regard différent et nouveau sur la société (outside in thinking). Ils connaissent les solutions les plus appropriées aux problèmes qui se posent.

Un autre avantage de l’externalisation, c’est l’analyse et le reporting. Beaucoup de services ne savent pas quel est leur Return On Investment. Ce qui est logique, ils ne doivent jamais se regarder comme une unité commerciale avec ses propres frais généraux. Ils n’ont dès lors aucune vision sur les données comme la durée de recrutement ou la durée moyenne durant laquelle les employés restent au sein de l’entreprise. Grâce à l’externalisation, vous avez un rapport détaillé en main qui vous permet d’avoir une vision plus claire.

Mauvaise nouvelle

Quand les choses vont mal, cela peut être intéressant de faire appel à une tierce partie. Dans une entreprise en transition ou en réorganisation, dans le cas d’une fusion ou d’une reprise. Durant les négociations avec les représentants des employés, une proposition émanant d'une partie externe sera considérée comme plus neutre et acceptée plus rapidement. Il existe aussi de nombreux droits ainsi que des obligations juridiques à prendre en compte lors d’un rachat, comme la cct 32bis. Des experts externes peuvent également vous aider dans cette situation.

Avez-vous une idée des tâches que vous pouvez externaliser? Et quel moment est le plus propice pour le faire ?

Découvrez ici les avantages de l’externalisation.